Jak se připravit na kontrolu z finančního úřadu? (praktický návod)

Legislativa

Říká se, že jedinou jistotou v životě je nejistota – a v podnikání to rozhodně platí. Kontrola z finančního úřadu může přijít kdykoliv, a čím líp na ni budete připravení, tím líp z ní také nakonec vyjdete. Proto jsme pro vás sepsali vše, co byste o kontrole z „berňáku“ měli vědět. Ještě před tím, než nezvaná návštěva skutečně dorazí.

Obsah článku

Co je daňová kontrola?

Než se pustíme do praktických rad a tipů, pojďme spolu alespoň v rychlosti prolétnout základní teorii. V souvislosti s kontrolami z finančního úřadu totiž můžete narazit na dva pojmy. Kromě už zmíněné „daňové kontroly“ jde také o takzvaný „postup pro odstranění pochybností“. Jak se oba procesy liší?

Článek je aktuální

Robotí četa pro vás článek pravidelně kontroluje, aby byl neustále v souladu s platnou legislativou.

Jednoduše řešeno: hlavně v rozsahu kontroly. Postup pro odstranění pochybností se obvykle zahajuje ještě před vyměřením daně – například když má zaměstnanec finančního úřadu pochybnosti týkající se vašeho daňového přiznání. V takovém případě je kontrola kratší a jejím cílem je obvykle prověření konkrétní nejasnosti.

Klasická daňová kontrola se naopak může protáhnout až na několik měsíců, v krajních případech i let. Vždy se vztahuje k jedné dani a konkrétnímu období (například k DPH za červen 2023). A co je jejím cílem? Vypůjčíme-li si definici, kterou používá zákon, je to „prověřit daňové povinnosti kontrolovaného subjektu a jiné skutečnosti, které mají vliv na správné stanovení daně“.

V lidské řeči: správce daně se v rámci daňové kontroly snaží zjistit, zda skutečně přiznáváte veškeré příjmy, které byste měli (typicky v rámci daňového přiznání). A zda se nepokoušíte – byť třeba nevědomě – o daňový únik.

Co byste měli vědět o kontrole z finančáku?

Kdy na vás může přijít kontrola finančního úřadu?

Hlavním cílem daňových kontrol je eliminovat daňové úniky. Správce daně si proto všímá hlavně konkrétních podezřelých faktorů (například ve vašem daňovém přiznání), které právě na daňový únik mohou upozornit.

Když dlouhodobě vykazujete ztrátu

Vykazujete už poněkolikáté v řadě ztrátu? Pomalu se můžete začít připravovat na daňovou kontrolu. Pokud je váš podnik několik let ve ztrátě, a přitom stále fyzicky funguje, může mít správce daně podezření na skrytý zdroj financování. Své podezření pak obvykle přetaví i v zahájení daňové kontroly.

Když si nadměrně odpočítáváte DPH

Za podobně podezřelé může správce daně považovat i dlouhodobě nadměrný odpočet DPH. V takovém případě se pak pro kontrolu rozhodne na základě analýzy údajů, které jste mu sami poskytli v rámci kontrolního hlášení.

„Často se stává, že nový plátce, která se ‚připravuje‘ na činnost, uplatňuje v prvních měsících nadměrné odpočty. V praxi je dobré počítat s možností, že správce daně v tomto případě zahájí postup k odstranění pochybností či daňovou kontrolu, pokud nevidí plnění na výstupu. Ačkoliv je tento plátce v právu, proces získání daňového odpočtu se může protáhnout minimálně v řádu jednotek měsíců,“ varuje daňový poradce Tomáš Vrána z EKP Advisory.

„Při začátku činnosti je tedy vhodné počkat s nárokováním DPH na okamžik, kdy na výstupu již fakturujete s DPH – ušetříte si tím nemalé starosti. Jelikož je DPH transakční daň, správce daně vždy posuzuje lépe situaci, kdy je proti nároku na odpočet odvod DPH.“

„Do přiznání k DPH se uvádí i osvobozené plnění, případně plnění v režimu přenesené daňové povinnosti nebo plnění, při kterém služba či zboží podléhá DPH v zahraničí. V případě, že podnikáte třeba ve stavebnictví jako subdodavatel nebo většinu zboží exportujete do EU nebo do třetích zemí, nejsou nadměrné odpočty nijak neobvyklé ani podezřelé,“ dodává k tomu daňová poradkyně Ivona Fousková z Nastejnelodi.cz.

Když na vás přijde udání

Důvodem pro daňovou kontrolu může být i anonymní udání na finanční úřad. Takový podnět ke kontrole správce daně obvykle prošetřuje – ať už bylo udání anonymní (například od vaší konkurence, nespokojeného zaměstnance nebo třeba jen „zodpovědného“ občana 🙂), nebo ať už podnět ke kontrole finančnímu úřadu přišel třeba z ČSSZ, která zaznamenala nesrovnalosti ve vašich údajích.

Když máte prostě smůlu

Ne každá daňová kontrola musí mít konkrétní důvod. Správce daně si své cíle může vybírat i namátkově.

I v těchto případech se ale můžete spolehnout na některá nepsaná pravidla. Statisticky je například pravděpodobnější, že vás kontroloři navštíví, pokud spadáte pod finanční úřad v menším městě (například v Bruntále), než pokud je vaším finančním úřadem vytížená pobočka na velkém městě (například na Praze 4). Správce daně se také typicky zaměřuje spíše na firmy se zaměstnanci než na firmy, které žádné zaměstnance nemají. A někdy se zase finanční úřad zaměřuje na podnikatele z vytipovaného odvětví.

Vě většině případů ale z namátkové kontroly mít strach nemusíte. Pokud v daňovém přiznání vykazujete obvyklý hospodářský výsledek, dodržujete termíny všech svých daňových povinností a máte v pořádku účetnictví nebo daňovou evidenci, pak se kontroly na 99 % nemusíte obávat.

Koho může finanční úřad zkontrolovat a kdy dochází k zahájení daňové kontroly?

Jak probíhá kontrola z finančního úřadu?

Přestože se kontrolor na vašem prahu může objevit i bez ohlášení, v praxi to příliš obvyklé není (pokud tedy nejste chronický neodpovídač na maily, dopisy a zmeškané telefonáty). O kontrole byste se proto od správce daně měli vždy dozvědět alespoň několik dnů předem.

Během samotné kontroly pak postupujte podle zásady „úředník je také člověk“ – ale nepřehánějte to 🙂 Buďte slušní a spolupracujte, pozor si ale dejte na přílišnou otevřenost, která by mohla pozornost kontrolorů nasměrovat nechtěným směrem. Držte se zásady „odpovídej jen na to, na co jsi tázán“, případně se nechte v rámci kontroly zastupovat odborníkem (například daňovým poradcem).

Doporučujeme předkládat pouze ty dokumenty, o které si správce daně žádá, a již při předkládání si být vědom případných vyplývajících rizik.

— Tomáš Vrána, daňový poradce

„Problematický je případ, kdy daňový subjekt hned na počátku daňové kontroly pošle správci daně veškeré podklady, které s daným případem souvisí (aniž by to byly pouze dokumenty, o které správce daně vyloženě žádal). V tomto případě se nejednou stalo, že správce daně odhalil problematické věci, o kterých daňový subjekt neměl ani tušení. Daňovou kontrolu pak rozšířil na další období a doměřil daň,“ upozorňuje Tomáš Vrána.

Musím s úředníky během kontroly komunikovat?

A pokud s úředníky v rámci kontroly komunikovat nebudete? Zjednodušeně řečeno, vyměří vám daň „podle pomůcek“ – zkrátka si zjistí, kolik odvádí na daních obdobní podnikatelé jako vy. Kromě doplacení (údajně) nezaplacené daně vás pak samozřejmě čeká i penále.

Určitě doporučujeme nechat se během kontroly zastupovat daňovým poradcem. U soudu se člověk taky obvykle neobhajuje sám. Podnikatel si často ani neuvědomí, co všechno je na sebe svou komunikativností schopen ‚napráskat‘.

— Ivona Fousková, daňová poradkyně

Co všechno správce daně kontroluje?

Při daňové kontrole má správce daně právo kontrolovat dokumenty, které nejsou starší než tři roky. Úředníci vám obvykle dají vědět předem, na co se během daňové kontroly zaměří, tak abyste měli čas si vše předem nachystat.

Obvykle se zaměřují na vydané a vystavené faktury za dané období (připomínáme, že je můžete evidovat i digitálně, například ve Fakturoidu), výpis z bankovního účtu, účetní knihy, smlouvy se zaměstnanci i externími dodavateli nebo třeba majetkové knihy.

„Doporučujeme pečlivě dokumenty archivovat, protože kdo si po letech dokáže vzpomenout? Klientovi se stalo, že podáním dodatečného daňového přiznání se mu prodloužila lhůta pro stanovení daně o 1 rok. Když pak po pár měsících přišla kontrola, o prodloužené lhůtě nevěděl a část dokumentů již ztratil. V tomto případě se těžko před finančním úřadem prokazují tvrzené skutečnosti,“ upozorňuje Tomáš Vrána z EKP Advisory.

Jaké máte během daňové kontroly povinnosti?

Poté, co vám na dveře zaklepe správce daně, jich máte hned několik. Konkrétně:

  • zajistit vhodné místo pro kontrolu (v rámci vaší provozovny nebo klidně i přímo na finančním úřadě)
  • poskytnout kontrolorům veškeré dokumenty, které se týkají konkrétního problému
  • spolupracovat a nezatajovat informace

Jednoduše řečeno: poté, co na vás přijde daňová kontrola s podezřením na konkrétní pochybení (například nadměrný odpočet DPH), je důkazní břemeno na vaší straně. Snažte se proto postupně vyvrátit všechny (údajné) nesrovnalosti.

Jaká máte během kontroly práva?

Čímž se dostáváme k tomu příjemnějšímu – tedy k vašim právům. Během kontroly máte právo:

  • navrhovat další důkazní prostředky ve svůj prospěch (navrhnout výslechy svědků, doplnit vyjádření spolupracujících osob a podobně)
  • nahlížet do veřejné části svého spisu (například abyste zjistili, zda kontrolor funguje dostatečně pružně a daňovou kontrolu zbytečně neprotahuje)
  • vznést výhrady k průběhu kontroly (přistoupit můžete až ke správní žalobě)
  • podat stížnost pro nevhodné chování úředních osob

Kdy a jak daňová kontrola končí?

Daňová kontrola se může protáhnout na několik týdnů, měsíců a v krajních případech i let. Oficiálně končí v den, kdy vám správce daně, tedy finanční úřad, dodručí oznámení o ukončení daňové kontroly – to by mělo obsahovat jak odkaz na oznámení daňové kontroly, tak především výsledek, ke kterému kontroloři dospěli.

„Délka trvání daňové kontroly samozřejmě záleží na mnoho aspektech – např. jak je rozsáhlá (čím širší rozsah daňové kontroly, tím obvykle delší), kolik důkazních prostředků je k dispozici (čím více důkazních materiálů, svědeckých výpovědí, tím obvykle delší) a dále lokalita finančního úřadu a kapacita jeho vyměřovacího oddělení (obecně záleží na prostoru a čase, v Praze jsou kontroly obvykle pomalejší). V majoritní většině případů však daňové kontroly trvají jednotky měsíců,“ shrnuje Tomáš Vrána z EKP Advisory.

Stanovení daně. Jak vysokou mohu dostat pokutu?

Pokud se vám během kontroly podařilo vyvrátit všechny pochybnosti finančního úřadu, máte vyhráno. Kromě ztraceného času a nervů vás celý proces už nic dalšího stát nebude.

V opačném případě je to komplikovanější. Pokud totiž správce daně v rámci daňové kontroly nalezl nesrovnalosti, které jste nebyli schopni vyvrátit, zpětně vám vyměří daň a rovnou k ní připočte i úroky z prodlení.

Úrok z prodlení dle daňového řádu je totožný s úrokem v občanském zákoníku, tj. dvoutýdenní REPO sazba + 8 % p.a. V každém pololetí se výše sazby s ohledem na REPO sazbu přepočítává, a výše úroku se tak v čase mění (například k 2. pololetí 2023 činí 15 % p.a.).

Příklad: Při úrokové sazbě 15 % a dlužné dani 100 000 Kč za každých 100 dnů prodlení vzniká úrok ve výši 4 110 Kč.

„Pokud je daň doměřena na základě daňové kontroly, správce daně kromě úroků z prodlení vyměří také penále. Penále činí 20 % z částky doměřené daně nebo snížení daňového odpočtu,“ dodává ještě Tomáš Vrána.

Na co máte právo během kontroly?

Praktické tipy, jak se na daňovou kontrolu připravit

Přišel vám telefonát nebo oznámení o daňové kontrole? Tady jsou čtyři praktické tipy, které vám pomohou ji v klidu zvládnout.

1. Rozhodněte, kde bude kontrola probíhat

Domluvte se s úředníky, kde bude daňová kontrola probíhat – zda dorazíte do budovy finančního úřadu (a vezmete s sebou všechny relevantní dokumenty), nebo třeba u vás v provozovně.

2. O případné prodloužení požádejte co nejdřív

Po obdržení výzvy k prokázání skutečností můžete požádat o prodloužení lhůty k odpovědi. Finanční úřad by měl vaší žádosti vyhovět. „Buď se přikloní k vašemu navrhovanému termínu, nebo lhůtu prodlouží o počet dnů, který zbýval do konce původní lhůty. O prodloužení proto požádejte co nejdřív,“ radí Ivona Fousková.

3. Ujistěte se, že máte v pořádku všechny papíry

Správce daně se při kontrole vždy zaměří na vaše daňové povinnosti za konkrétní období, o rozsahu kontroly by vám navíc měl dát vědět předem. Ujistěte se proto, že máte připravené všechny relevantní dokumenty z dané doby.

Stojí za to připomenout, že ze zákona máte povinnost veškeré účetní doklady a dokumenty uchovávat. Konkrétně:

  • účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a další přehledy – po dobu 5 let
  • účetní závěrku a výroční zprávu – po dobu 10 let
  • doklady týkající se DPH – po dobu 10 let

Rozhodně se proto vyplatí dokumenty uchovávat v digitální podobě (například Fakturoid se za vás postará o kompletní daňovou evidenci). Kontrolory bude v rámci kontroly zajímat i vaše e-mailová komunikace, evidence příchodů a odchodů, objednávky nebo obchodní korespondence.

Doporučujeme tedy veškerou dokumentaci a smlouvy sepisovat písemně – protože i když je možné některé smlouvy uzavírat ústně, před finančním úřadem takové smlouvy pravděpodobně neobstojí.

4. Určete, kdo vás bude při kontrole zastupovat

Přestože můžete s kontrolory jednat přímo vy sami, doporučujeme nechat to na někom, kdo v daních (a v komunikaci s finančním úřadem) umí chodit – typicky to bude váš daňový poradce nebo účetní. Snížíte tak riziko, že byste v rámci daňové kontroly nechtěně prozradili něco, co si úředníci mohou vyložit všelijak.

„V případě daňové kontroly je nesmírně důležité obrátit se na daňového poradce v brzké fázi a zajistit vhodnou strategii, protože nejvíce případných chyb z nedorozumění se správcem daně vzniká na počátku daňové kontroly,“ upozorňuje Tomáš Vrána.

„Stává se, že se klient ozve 2–3 měsíce po zahájení daňové kontroly s žádostí o pomoc. I v tomto okamžiku dokáže daňový poradce obvykle pomoci, nicméně má obtížnou pozici a daňová kontrola a případné další řízení znamenají více nákladů i starostí, než kdyby se klient ozval již při zahájení kontroly.“

Jak se na daňovou kontrolu a zahájení daňové kontroly připravit?

Časté otázky

Může mě finanční úřad kontrolovat i zpětně?

Správce daně se na vás může zaměřit i zpětně, a to v rozsahu až tři roky zpátky. Teoreticky se tak může stát, že na vás v roce 2023 přijde daňová kontrola týkající se roku 2020, a to i pokud už jste mezitím třeba podnikat přestali.

A pozor: tahle tříletá lhůta se nepočítá od konce zdaňovacího období (tedy například 31. prosince 2022), ale až ode dne, kdy uplynul termín pro podání řádného daňového přiznání za dané období (tedy například 2. května 2023). Správce daně navíc může využít mnoha výjimek, které tříletou lhůtu ještě prodlouží.

Může daňová kontrola přijít bez ohlášení?

O chystané daňové kontrole vám většinou finanční správa dá vědět předem, buď telefonicky, nebo vám přijde doporučený dopis z finančního úřadu. Úředníci vám v oznámení o kontrole obvykle rovnou sdělí rozsah, datum, čas a místo kontroly, případně se na času a místě domluví přímo s vámi. Není to ale povinnost.

Vytáhnete-li si černého Petra, může správce daně přijít i bez předchozího ohlášení. Příliš obávat se toho ale nemusíte – je nepsaným pravidlem, že se správce daně k takovému postupu uchyluje až tehdy, kdy podnikatel nereaguje na pokus o domluvu konkrétního termínu kontroly.

Jak často chodí kontrola z finančního úřadu?

Záleží, jak velkou smůlu (nebo štěstí) budete mít. Takže zatímco někteří podnikatelé se s finančním úřadem šťastně setkávají pouze při každoročním podávání daňového přiznání, u jiných si kontroloři podávají dveře.

Mezi hlavní faktory, kterými podnikatel stoprocentně vzbudí zájem finančního úřadu, patří dlouhodobá finanční ztráta společnosti, výkyvy v hospodaření nebo nadměrné odpočty DPH. Roli ale mohou hrát i jiné faktory – například na malém městě je statisticky větší šance, že si na vás správce daně posvítí.

Jak podat stížnost na finanční úřad?

Chcete-li si stěžovat na postup úředníků v rámci daňové kontroly, můžete podat oficiální stížnost na postup správce daně. Správný postup definuje paragraf 261 daňového řádu.

„Stížnost by se měla uplatnit pouze v případě, kdy se vůči vám správce daně chová neeticky nebo pokud například z jakéhokoliv důvodu odmítá převzít důkazní prostředky, které při kontrole navrhujete. V takovém případě je dobré jednat promptně,“ doporučuje Tomáš Vrána.

Kdo mě coby podnikatele může přijít zkontrolovat?

Kromě finančního úřadu to mohou být i další úřady. Statisticky nejčastěji jde o Českou obchodní inspekci (ČOI), živnostenské úřady, Státní úřad inspekce práce nebo Českou správu sociálního zabezpečení. Zaměřit se na vás ale může i úřad, který se zabývá oblastí vašeho podnikání: například Státní zemědělská a potravinářská inspekce nebo třeba Česká inspekce životního prostředí.

Jak se mohu proti výsledku daňové kontroly bránit?

Pokud z určitého důvodu nesouhlasíte s výsledkem daňové kontroly (například pokud správce daně nevzal v potaz důležité důkazy, posoudil svědeckou výpověď, jak neměl, nebo nedokázal podložit svou argumentaci při doměření daně), je možné podat odvolání proti platebnímu výměru, na jehož základě je daň z daňové kontroly vyměřena.

„Lhůta pro podání odvolání činí 30 dní ode dne doručení platebního výměru a není možné ji prodloužit. Pokud nesouhlasíte s výsledkem daňové kontroly, velmi doporučujeme kontaktovat co nejdříve daňového poradce (pokud již nebyl v průběhu kontroly přítomen),“ radí Tomáš Vrána z EKP Advisory.

Vedení daňové evidence ve Fakturoidu

Mějte svá čísla i zákony pod kontrolou. Předávejte účetnímu doklady online a bez chyb. Tak abyste ve chvíli, kdy přijde nezvaná návštěva z finančního úřadu, měli vše v pořádku.

Chci to vyzkoušet

Související články v almanachu

Nastartujte své podnikání s robotem

Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.

Zjistit víc

Prohledat Almanach

Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.