Outsourcing bez starostí: Jak vybrat externího dodavatele

Chcete trošku ulevit svému týmu, nebo hledáte specialistu k realizaci specifického projektu? Poradíme vám, jak vybrat toho pravého (a spolehlivého) externího dodavatele, který splní všechna vaše očekávání a přinese vašemu podnikání přidanou hodnotu. 👇

Obsah článku

• Co je to outsourcing?
  • Kdy mám zvážit spolupráci s externím dodavatelem?
  • Jaké má outsourcing výhody?
  • Na co si dát při outsourcingu pozor?
• Chci agenturu, nebo freelancera?
  • Agentura
  • Freelancer
• Návod, jak na výběr externího dodavatele
  • 1. Udělejte si průzkum a vyberte potenciální dodavatele
  • 2. Definujte své potřeby a požadavky
  • 3. Vyhodnoťte nabídky
  • 4. Spolupráce s dodavatelem
• 5 příkladů, jak využít outsourcing jako OSVČ
  • 1. Účetnictví
  • 2. Webové stránky
  • 3. Administrativa
  • 4. Zákaznická podpora
  • 5. Marketing
• Tipy na nástroje, které vám spolupráci usnadní
• Jak řešit případné problémy během spolupráce?
• Související články v Almanachu

Co je to outsourcing?

Outsourcing je proces, při kterém svěříte část nebo celý projekt externí firmě (nebo jedinci), která se na danou věc specializuje. Je to, jako když si domů pozvete instalatéra, protože sami něco nezvládnete nebo na to nemáte čas. V profesionální rovině se nejčastěji „outsourcuje“ v těchto oblastech:

• IT služby (správa IT infrastruktury, vývoj softwaru, technická podpora)
• Účetnictví (zpracování mezd)
• Marketing (online marketing, PR, tvorba obsahu)
• Personální činnosti (nábor zaměstnanců, vedení personální agendy)
• Výroba (výroba součástek nebo produktů)
• Zákaznická podpora (technická podpora, zpracování dotazů zákazníků)

Kdy mám zvážit spolupráci s externím dodavatelem?

Proč byste si měli zvát do firmy někoho zvenčí? Externího dodavatele budete potřebovat z různých důvodů. Nejčastějšími situacemi, kdy využijete outsourcing, však budou:

Jaké má outsourcing výhody?

Spolupráce s externími dodavateli přináší spoustu výhod a může se vám vyplatit hned z několika důležitých důvodů:

1. Specializace a odborné znalosti – Externí firmy se často specializují na konkrétní oblasti a mají tak hlubší know-how, které může vaší firmě chybět. Často je rychlejší najmout externího dodavatele, než abyste vaše zaměstnance posílali na různé kurzy apod. – zejména pokud se jedná o jednorázový projekt.
2. Flexibilita – Externí dodavatelé dokážou rychleji reagovat na změny v objemu práce nebo v požadavcích z vaší strany. To platí především pro přizpůsobení kapacit podle aktuálních potřeb projektu (agentura může například do projektu zahrnout více lidí, když se zdá, že s dosavadním týmem nestihnou dodržet termín dodání).
3. Úspora nákladů – Využitím externích dodavatelů snížíte náklady na mzdy, benefity, vybavení a další provozní výdaje související se stálými zaměstnanci.
4. Časová efektivita – Externí firmy mají často vyšší (časovou i lidskou) kapacitu, a projekty tak realizují mnohem rychleji. Vaši zaměstnanci se navíc mohou dále věnovat jiným klíčovým úkolům a projektům.

Na co si dát při outsourcingu pozor?

Při výběru dodavatele dbejte na to, abyste si vybrali firmu, která opravdu splňuje všechny vaše požadavky. Pečlivě si přečtěte a pochopte všechny podmínky smlouvy, kterou s dodavatelem podepíšete. Při spolupráci myslete na to, že je důležité udržovat pravidelnou komunikaci a pravidelně kontrolovat kvalitu odvedené práce.

Nejvíce problémů vám bude hrozit, pokud si správně neohlídáte podmínky spolupráce, a nebudete tak na dodavatele mít pořádnou „páku“ v případě nějakého problému. Nejčastěji vám při outsourcingu bude hrozit:

1. Ztráta kontroly: Dodavatel má jako jediný know-how nebo přístup k technologiím potřebným pro další postup projektu, jste na něm závislí a nikam se bez něj neposunete. Například když máte web od externího dodavatele, ale on jako jediný má přístup k serverům na jeho správu – nic bez něj neuděláte. Bez správného smluvního zastřešení se tak můžete stát „rukojmím“ dodavatele, což se samozřejmě odrazí i v nevýhodnější pozici, dojde-li na další vyjednávání o ceně.
2. Bezpečnostní problémy: Při outsourcingu musíte dávat pozor na to, aby byla všechna vaše data řádně zabezpečena a nikdo je nemohl nijak zneužít. To platí i pro externího dodavatele. Navíc je nutné jasně definovat, kdo bude vlastníkem výstupů projektu a kdo bude mít jaká práva k jejich dalšímu využití.

Chci agenturu, nebo freelancera?

Na začátku každého projektu budete stát před otázkou: potřebuju agenturu, nebo mi postačí (s největší pravděpodobností levnější) freelancer? Obojí má své výhody a nevýhody. Volba proto bude vždy záviset na konkrétních potřebách vašeho projektu.

Agentura

Agentura je vhodná pro větší a komplexní projekty, pro které budete potřebovat širší spektrum dovedností, technologií a know-how. Může se vám hodit také pro projekty s pevně daným termínem doručení, protože agentury mají často větší kapacitu a snadněji tak termíny dodrží.

Freelancer

Freelancer se vám bude hodit pro menší projekty nebo jednotlivé úkoly, zejména pokud hledáte někoho s velmi specifickými dovednostmi (grafik, SEO specialista, web designer, copywriter, překladatel apod.). Freelancer také bude často rychlejší a flexibilnější než agentury, protože je sám pánem svého času.

Návod, jak na výběr externího dodavatele

Chcete, aby váš projekt s externím dodavatelem proběhl hladce a podle vašich představ? Přečtěte si, jak k výběru dodavatele přistupovat a co nepodcenit, abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením.

1. Udělejte si průzkum a vyberte potenciální dodavatele

Agentura, nebo freelancer – v obou případech asi budete chtít utratit co nejmíň peněz a mít výsledky co nejrychleji. Výběr toho správného dodavatele ale není jen o tom. Poradíme vám, jak porovnat různé nabídky, ověřit si reference a vybrat si toho nejlepšího partnera pro váš projekt.

Základní otázkou bude, jak a kde dodavatele hledat – existuje hned několik zdrojů, které k tomu můžete využít a budou se lišit podle toho, jestli hledáte agenturu, nebo freelancera:

• Specializované platformy: Existují online platformy, které se zaměřují přímo na propojování poptávajících s dodavateli v různých oborech (např. NaVolnéNoze, Upwork a freelance.cz pro hledání freelancerů, nebo ePoptávka pro hledání agentur).
• Online platformy: K hledání freelancerů nejčastěji využijete internetové vyhledávače a sociální sítě (specializované skupiny na FB, LinkedIn, popřípadě Instagram).
• Referenční skupiny: Při hledání agentur můžete využít obchodní komory, kde najdete seznamy firem působících v daném oboru; profesní asociace, jejichž členové budou často splňovat určitá kvalifikační kritéria; nebo oborové portály, které se specializují na různé obory a najdete zde různé agentury a přehled jejich služeb.
• Osobní doporučení: Nebojte se zeptat vašich obchodních partnerů, ale i kolegů a zaměstnanců, zda neví o vhodném dodavateli, ať už agentuře nebo freelancerovi. Využijte už existující síť a zkušenosti vašeho okolí!

2. Definujte své potřeby a požadavky

Těžko si vyberete správného dodavatele, aniž byste měli jasnou představu o tom, co vlastně hledáte a očekáváte. Nejenže detailní zadání požadavků bude srozumitelnější pro dodavatele, ale také vám poslouží jako základ pro porovnání nabídek od různých dodavatelů.

Dobře definované požadavky vám poslouží také při tvorbě smlouvy a minimalizují riziko nedorozumění během následné spolupráce. Co by mělo takové zadání obsahovat?

• Popis projektu (pozadí projektu, cíle, očekávané výsledky)
• Rozsah práce (specifikace činností, kterým se bude dodavatel věnovat)
• Kvalitativní požadavky (formáty, počet výstupů či výrobků)
• Termíny (konkrétní termíny pro jednotlivé fáze projektu a jeho dokončení)
• Způsob komunikace (zarovnejte se na tom, jak často a kde budete s dodavatelem komunikovat)
• Kritéria úspěchu (definujte měřitelné ukazatele úspěchu projektu)
• Budget (maximální rozpočet projektu)

3. Vyhodnoťte nabídky

Vybrali jste si pár potenciálních partnerů a oslovili je s vaším zadáním. Následné zhodnocení nabídek bude ale tím nejdůležitějším krokem při výběru externího dodavatele. Nejde totiž jen o to najít nejnižší cenu, ale především o to, vybrat si dodavatele, který nejlépe odpovídá vaším požadavkům a nabízí optimální poměr ceny a kvality. Jak k hodnocení všech nabídek ale přistoupit? Zvažte tato klíčová kritéria:

4. Spolupráce s dodavatelem

Dodavatele jste vybrali, podmínky spolupráce domluvili – co teď? Na začátku spolupráce je dobré si s dodavatelem stanovit klíčové milníky projektu a potom pravidelně kontrolovat, v jaké fázi projektu se nacházíte a jestli vše jde tak, jak má. Domluvte se také na tom, že pokud se objeví nějaké problémy nebo překážky, budete je řešit co nejdříve – transparentnost na obou stranách je důležitá.

S tím přímo souvisí dobrá a otevřená komunikace – je základem každého vztahu a u spolupráce s externími dodavateli tomu není jinak. Řekněte si, kde, jak často a s kým budete komunikovat – budete mít jednou týdně video hovor o tom, jak projekt postupuje? Nebo vám bude stačit shrnující e-mail? Pravidelně probírejte, jak se projekt posouvá, zda je vše v pořádku a jestli dodavatel stíhá všechny termíny. A nezapomeňte, že všechny platby za služby dodavatele musíte mít podloženy fakturami.

Na konci projektu si s dodavatelem zhodnoťte, zda byly splněny všechny cíle. Proberte kvalitu dodané práce a jak se vám spolupracovalo (komunikace, termíny, ...). Není to ale jen o zhodnocení dodavatele – řekněte si o zpětnou vazbu i na vás, ať můžete případně do budoucna zlepšit i své vlastní postupy, styl komunikace, nebo třeba způsob zadávání projektů.

5 příkladů, jak využít outsourcing jako OSVČ

1. Účetnictví

Jste grafik, copywriter, nebo vyrábíte a prodáváte keramiku? Místo toho, abyste trávili hodiny nad daňovým přiznáním, můžete tuto práci svěřit externí účetní firmě a věnovat se tomu, co vás na vaší práci baví.

2. Webové stránky

Ať už si chcete vytvořit e-shop s ručně dělanými šperky, nebo máte malou kavárnu a chcete mít web, neznamená to, že hned musíte být programátor. Jasně, web si snadno vytvoříte i svépomocí podle našeho návodu – pokud se vám do toho ale nechce, nebo na to nemáte čas, nebojte se svěřit do rukou specializované firmy nebo freelancera, který vám „nadesignuje“ web podle vašich potřeb a požadavků.

3. Administrativa

Až se vám byznys trošku rozjede, je možné, že budete potřebovat nějakou tu pomoc s administrativou. Můžete si najmout třeba virtuální asistentku, která vám na dálku pomůže s e-maily, správou vašeho kalendáře a komunikací s klienty.

4. Zákaznická podpora

Navrhli jste online aplikaci, která denně pomáhá tisícům lidí s plánováním jejich času, ale vám teď celý den zvoní telefon, nebo nonstop odpovídáte na dotazy zákazníků po e-mailu? Pokud sami nestíháte, můžete si na pomoc s dotazy klientů najmout call centrum, které to za vás obstará.

5. Marketing

Představte si, že máte malou kavárnu, která je čím dál tím populárnější. Místo toho, abyste se sami starali ještě i o propagaci svého podniku, můžete si najmout marketingovou agenturu nebo marketingového specialistu, který se o to postará za vás (např. o online marketing, offline marketing, PPC, SEO atd.).

Tipy na nástroje, které vám spolupráci usnadní

Pořád opakujeme, jak důležitá je komunikace s externími dodavateli. Přes klasický e-mail nebo po telefonu ale nikdy nebudete mít úplný přehled o vašich projektech a jejich progresu. Naštěstí existuje spousta nástrojů, které vám s tímto pomohou. Možná se vám nějaký z nich bude hodit:

• NaVolnéNoze: Nabízí katalog více než 1 000 profesionálů na „volné noze“ (včetně jejich portfolií, kontaktních údajů a doporučení).
• Trello: Správa úkolů pomocí karet, sloupců a seznamů. Využijete ho zejména pro menší projekty.
• Slack, Microsoft Teams nebo Google Chat: Všechny tři nástroje můžete využít pro přímou komunikaci a spolupráci s externími dodavateli. Můžete komunikovat přes chat nebo video hovory.
• Google Drive, Dropbox: Obojí jsou cloudová úložiště, kam můžete ukládat a sdílet soubory (dokumenty, tabulky, prezentace), na kterých spolu pak můžete dále spolupracovat.
• WeTransfer: Přes tuto platformu můžete vy s dodavatelem, nebo on s vámi, sdílet větší soubory, které přes jiné platformy třeba nejdou poslat kvůli jejich velikosti (např. dlouhá kvalitní videa). Soubor jednoduše nahrajete a pak pošlete odkaz ke stažení.

Jak řešit případné problémy během spolupráce?

Outsourcing přináší spoustu výhod, ale pořád je to hlavně obchodní transakce a není tak bez rizika. V průběhu projektu můžete narazit na různé problémy. Ať už půjde o nedodržení termínů, dodávání nekvalitní práce, nedostatečnou komunikaci, nebo překročení rozpočtu, budete to muset řešit včas a efektivně.

Nejlepší prevencí problémů je to, co už nejspíš děláte – jasná komunikace, detailní smlouva, sledování klíčových milníků projektu a flexibilita. Pokud přesto nějaký problém nastane, ujistěte se, že vše dokumentujete a ukládejte si veškerou komunikaci a dohody s dodavatelem. Nejlépe všechno komunikujte i písemně, ať máte důkazy v případě, že je budete potřebovat.

Dodržujte smlouvu (dohodu) a při řešení problémů odkazujte na stanovené podmínky a požadujte jejich dodržení také ze strany dodavatele. Vždy se zkuste napřed v klidu domluvit – v klidu si nad problém s dodavatelem sedněte a proberte, proč problém nastal a jak to napravit. Když to jinak nejde, zvažte alternativní řešení, jako je odstoupení od smlouvy a najmutí nového dodavatele.

---

Související články v Almanachu

• Jak si spočítat náklady na podnikání?
• Jak zlepšit komunikační dovednosti?
• Jak lépe vyjednávat?
• Správa nákladů ve Fakturoidu