Jak vést účetnictví s.r.o?

Vaše podnikání už jede jako dobře namazané lyže? Přešli jste kvůli tomu na s.r.o., ale nevíte, jak na účetnictví? Účetnictví s.r.o. je sice trošku složitější, ale s námi se v tom zorientujete, než řeknete „es-er-ó“.

Pro s.r.o. je vedení účetnictví vždy povinné (na rozdíl od OSVČ, kteří musí vést účetnictví jen v případě, že přesáhnou obrat 25 milionů Kč nebo jsou v obchodním rejstříku). OSVČ si místo účetnictví většinou vedou tzv. daňovou evidenci, která vám u s.r.o. ale nestačí.

Nejjednodušší cesta? Mějte na to lidi

Vedení účetnictví pro s.r.o. vyžaduje hodně administrativy a účetních znalostí. Excelová tabulka vám ve většině případů bohužel už nepostačí – budete potřebovat účetní software a s největší pravděpodobností také pomoc účetní. Většina softwarů je sice intuitivních a pomůže vám se spoustou věcí, nakonec stejně ale dojde na to, že jakýkoliv systém toho umí a ví jen stejně tolik, jako vy.

Vyplatí se proto přizvat si někoho, kdo tomu rozumí a vyzná se – najděte si účetního. Většina z nich už navíc v nějakém účetním softwaru „jede“ a vaším jediným úkolem tak bude dodávat jim veškeré podklady. Tadá, dál nemusíte nic dělat. 🥳

Můžu si vést účetnictví sám?

Pokud to i přesto chcete zkusit a pustit se do účetnictví sami, musíme si říct, jak to vlastně funguje. Potom se můžete rozhodnout, jestli se vám do toho chce. 👉 Povinným „podvojným účetnictvím“ zaznamenáváte všechny finanční operace firmy hned do několika dokumentů, musíte se starat i o odpisy majetku a na konci roku musíte udělat účetní závěrku a podat daňové přiznání. Budete tedy potřebovat hodně času a trpělivosti. Jak to funguje?

Všechny transakce firmy zaznamenáváte na tzv. „účty“, kde každý z nich slouží k zapisování jiných druhů transakcí (např. účet „Hotovost“, účet „Zásoby“, účet „Dlouhodobý majetek“ atd.). Představte si každý účet jako knihu se dvěma stranami – každá z nich má svůj název: „má dáti“ a „dal“. Každou transakci do této knihy zapíšete. Součet transakcí na obou stranách by měl vždy vycházet stejně (výnosy se rovnají nákladům). Co to je to „má dáti a „dal“?

• Má dáti – firma něco získala (nový majetek, pohledávku, zásobu zboží, ...).
• Dal – firma něco dala, za něco zaplatila, nebo vybrala peníze.

Tímto postupem budete muset zaznamenat každou transakci, kterou firma udělá, a zapsat ji hned do několika dokumentů.

Základní dokumenty a jejich účel

• Účetní deník: Kronika všech finančních operací vaší firmy. Chronologicky si do něj zaznamenáváte všechny odchozí i příchozí finance, kde se vzaly a na co šly.
• Hlavní kniha: Shrnutí všech účtů – každý účet má svou vlastní stránku (nebo v elektronické podobě svůj řádek). Místo chronologicky si zde informace vedete podle jednotlivých účtů. Funguje pro kontrolu správnosti a jako základ pro sestavení rozvahy a výsledovky.
• Kniha analytických účtů: Podrobnější rozdělení účtů z hlavní knihy (např. na účet „Zásoby“ můžete mít rozdělený na další účty podle druhu zboží).
• Kniha podrozvahových účtů: Obsahuje dlouhodobější závazky a pohledávky firmy, jako jsou například půjčky, zástavy majetku apod.

Účetní softwary (jak si vybrat)

Pokud se rozhodnete dělat si účetnictví sami, účetní software bude vaším nejlepším přítelem. Na trhu jich najdete mraky. Liší se hlavně funkčností, cenou a uživatelským rozhraním. Jaká je nabídka?

• Pohoda
• ABRA Flexi
• Money S3
• Duel ekonomický systém
• Ekonom system
• Harmonik ekonomický software
• Premier system
• Slim

Při výběru softwaru myslete na to, co od něj potřebujete: Jak velkou máte firmu? Jaké funkce potřebujete? Kolik který program stojí? Vyznáte se v jejich uživatelském rozhraní? Jak funguje zákaznický servis u jednotlivých programů? Tyhle otázky vám pomůžou se rozhodnout. Mějte je na paměti a vyzkoušejte si demo verze programů nebo se poraďte s odborníkem.

Kolik mě to bude stát?

Každý účetní, stejně jako každý software, bude mít jinou cenu. Bude se lišit podle toho, jak velkou máte firmu, jaké funkce potřebujete apod. Co se týká softwaru, budete si muset udělat průzkum na jejich webových stránkách a u účetních poptat ceníky.

Kolik stojí účetní software

Jako příklad si můžeme zkusit vypočítat cenu programu Pohoda. Představte si, že máte jen malou firmu s cca 2 500 vydanými doklady ročně – bude vám asi stačit ta nejjednodušší verze POHODA 2025 Profi, která účetnictví zvládá. Licence vás jednorázově vyjde na 12 980 Kč. Zrovna Pohoda navíc nabízí 30% slevu pro nové firmy a dokonce 50% slevu pro účetní.

Kolik stojí účetní

Účetní zpravidla naceňují zaúčtovanou položku, řádek nebo doklad. V cenících se často setkáte také s balíčky nebo měsíčními paušály, které za fixní částku zahrnují určitý objem práce. Cenu ovlivňuje i to, zda jste, nebo nejste plátce DPH. V případě mzdového účetnictví většinou platíte za počet zpracovaných výplat. Účetní služby vás vyjdou zhruba na:

• 1 zaúčtovaná položka 25 až 30 Kč
• Přiznání k DPH: 500 až 1 000 Kč
• Mzda 1 zaměstnance: 200 až 300 Kč

Musíte počítat také s extra náklady na zpracování účetní závěrky a příloh, za které jednou ročně zaplatíte od 2 000 Kč.

Jaké povinnosti má s.r.o. na konci roku?

Ke konci roku musíte myslet na spoustu věcí a s vedením s.r.o. vám jich přibude pár dalších:

• Uzavřete účetní knihy: Musíte uzavřít všechny účetní dokumenty a zjistit výsledek hospodaření za uplynulý rok.
• Sestavte účetní závěrku: Podle uzavřených účetních knih sestavíte účetní závěrku, která obsahuje rozvahu, výkaz zisků a ztrát a další přehledy.
• Zkontrolujte odvody na dani a pojistném: Ujistěte se, že jste uhradili všechny poplatky za uplynulý rok, ať nikde nic nedlužíte.
• Podejte daňové přiznání: Do stanoveného termínu musíte podat daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob.

Na co si dát pozor?

Pokud za vás účetnictví vede účetní, nemusíte se bát – účetní si všechno pohlídá za vás. Pokud si ale účetnictví děláte po svojí ose, dejte si pozor, abyste se vyhnuli těm nejčastějším chybám a dodrželi všechny termíny.

Nejčastější chyby

1. Nesprávně zařazené náklady a výnosy – Například když nechtěně zařadíte soukromé výdaje do nákladu firmy. Když budete mít účetní, bude přesně vědět, co si (ne)můžete „zaúčtovat“.
2. Ztracené, nebo zapomenuté doklady – Když nebudete mít všechny doklady, může vám to způsobit problémy při daňové kontrole. Pečlivě si všechno ukládejte a případně předávejte účetní.
3. Nesprávné odpisování majetku – I malá chybička v odpisech pro vás může znamenat chybu v daňovém přiznání a ovlivnit tak výši daně z příjmu. Vše, co potřebujete vědět o odpisech, najdete v našem článku.
4. Chyby při vyplňování daňového přiznání – Kvůli nesprávně vyplněnému daňovému přiznání vám můžou vzniknout nedoplatky na dani, nebo v horších případech můžete dostat pokutu.

Důležité termíny

• Zveřejnění účetní závěrky: Závěrku musíte na příslušný rejstříkový soud odeslat do 30 dnů od jejího schválení valnou hromadou, nejpozději ji ale musíte odeslat do 12 měsíců od konce účetního období.
• Podání daňového přiznání: Jako s.r.o. musíte daňové přiznání podat buď písemně do 1. dubna 2025, elektronicky do 2. května 2025, nebo, pokud za vás přiznání podává daňový poradce, do 1. července 2025.

Změny v legislativě

Legislativa se k nemilosti nás všech mění skoro každý rok. 🙃 Sledujte pravidelně všechny důležité zdroje a ujistěte se, že přesně víte, které změny se vás týkají. Kde změny sledovat?

• Finanční správa
• Platné zákony a vyhlášky