Digitalizace účetních dokladů: Jak ušetřit čas a vyhnout se chybám

Děsíte se dne, kdy budete muset v zaprášených šanonech hledat 5 let staré faktury a účtenky kvůli kontrole z finančáku? Nejen alergici ocení dnes už dobře dostupnou digitalizaci účetnictví, kterou uznávají dokonce i úřady. Usnadněte práci sobě i účetním a pusťte se do digitálního vytváření, zpracování a archivace účetních dokladů. Připravili jsme pro vás přehledný návod, jak při změně postupovat. Uvidíte, že není čeho se bát.

Obsah článku

• Co znamená digitalizace účetnictví
  • Je digitalizace povinná?
  • Pro koho je digitalizace účetnictví vhodná?
• Jak na digitalizaci účetních dokladů krok za krokem
  • 1. Zmapujte současný stav
  • 2. Vyberte vhodné nástroje
  • 3. Nastavte si systém ukládání a třídění
  • 4. Zálohujte a zabezpečte data
  • 5. Nastavte si spolupráci s účetní
  • 6. Pravidelně kontrolujte a vylepšujte systém
• Časté chyby
  • Chybějící strategie a plán
  • Výběr nevhodných nástrojů
  • Nejasná organizace a špatné třídění dokumentů
  • Nepřipravenost účetní na digitální změnu
  • Podcenění komunikace a zaškolení týmu
• Související články

Co znamená digitalizace účetnictví

Ve zkratce jde o převod účetních dokladů do elektronické podoby, jejich automatizované zpracování a bezpečnou online archivaci pro případ kontroly nebo reklamace. Díky ní můžete spravovat účetnictví odkudkoli a doklady na pár kliknutí sdílet s účetní.

Je digitalizace povinná?

Ne, žádný zákon digitalizaci účetních dokladů nevyžaduje. Dívejte se na ni spíš jako na chytrý a efektivní způsob, jak k práci s účetními a daňovými doklady přistupovat. Digitalizaci při své práci ocení i účetní. Některé účetní kanceláře dokonce přestaly doklady v papírové podobě úplně přijímat. A vždycky je lepší se zaváděním změn začít z vlastní vůle, než když vás k tomu nutí někdo jiný.

Pro koho je digitalizace účetnictví vhodná?

Věříme tomu, že digitalizace je užitečná pro podnikatele, účetní i úředníky, kteří s doklady pracují. Snad každý ocení zjednodušení administrativy, úsporu času a snížení chybovosti.

Podnikatelé a živnostníci

V roce 2024 provedla agentura IPSOS průzkum mezi malými a středními podniky v ČR, ze které vyšlo, že 49 % z nich už procesy spojené s účetnictvím a fakturací digitalizovalo. Co podnikatele k přechodu na digitální podobu účetnictví motivuje:

• Automatické vyplňování a vytěžování dokladů je rychlejší než ruční přepisování
• Vyhledávání v elektronických dokladech je snazší než listování v šanonech
• Při spolupráci s externími účetními odpadá nutnost dokumenty předávat fyzicky

Účetní a daňoví poradci

Podle případové studie Digitoo účetní pořád věnují 69 % až 80 % svého času ručnímu zadávání dat a rutinním procesům. Jaké výhody jim může přinést digitalizace?

• Konec chyb z manuální přepisování údajů z papírových dokladů
• Přístup k dokladům klientů kdykoliv a odkudkoliv
• Více času na vzdělávání a poradenství

Úředníci a kontrolní orgány

Ano, sen se stává skutečností. Finanční úřady a další instituce postupně přecházejí na digitální formu komunikace a elektronické podávání dokumentů. Digitalizované účetnictví může zrychlit průběh kontroly – třeba jen proto, že doklady v elektronické podobě na rozdíl od papírové účtenky nevyblednou.

Jak na digitalizaci účetních dokladů krok za krokem

Základem každé změny je promyšlený postup a výběr správných nástrojů. Nejsnazší je přechod pro OSVČ, kteří evidují jen vydané faktury. Pokud pro vystavování a evidenci faktur používáte Fakturoid se spoustou vychytávek pro automatizaci, můžete prohlásit, že jste své účetnictví úspěšně digitalizovali. Ale ať už je vaše podnikání jakkoliv velké, čím dříve začnete, tím dřív se budete radovat z ušetřeného času a přehlednějšího účetnictví.

1. Zmapujte současný stav

Než začnete, udělejte si jasný obrázek o tom, jak s účetními doklady aktuálně pracujete. Jak vystavujete faktury a kde je uchováváte? Jakým způsobem faktury předáváte svým klientům? Jak je sdílíte s účetní? Musíte si evidovat náklady? V jaké podobě vám doklady předávají vaši dodavatelé? Zpracováváte všechny doklady sami, nebo to necháváte na svých zaměstnancích?

Zeptejte se i svých účetních, jestli jsou se současným stavem spolupráce spokojení, nebo naráží na opakující se komplikace. Díky tomu snadno určíte, co od nástrojů pro digitalizaci potřebujete a koho je do procesu změny potřeba zapojit.

2. Vyberte vhodné nástroje

Freelancer bude mít jiné potřeby než velký e-shop. Přesto si troufáme tvrdit, že pro oba podnikatele bude dobře fungovat Fakturoid, který podporuje exporty do účetních programů Pohoda, Money S3, Abra a 5 dalších. S jeho pomocí můžete evidovat i náklady, které se z dokladů ve formátu ISDOC načte automaticky, údaje z vyfocené papírové účtenky se předvyplní a na pomoc s vytěžením dokladů můžete využít i umělou inteligenci.

Pokud s účetní sdílíte kromě faktur a účtenek i podklady pro mzdy, smlouvy a další dokumenty, domluvte se na sdílení v cloudu (Google Drive, OneDrive).

3. Nastavte si systém ukládání a třídění

Aby digitalizace fungovala, je potřeba mít jasná pravidla pro ukládání a organizaci dokladů. Vytvořte si přehlednou strukturu složek, například podle roku, měsíce a typu dokladu (příjmy, výdaje, smlouvy, mzdy). U digitálních souborů používejte jednotný název souborů, například 2024-03FakturaDodavatel.pdf, aby bylo hledání co nejjednodušší.

4. Zálohujte a zabezpečte data

Účetní doklady jsou celkem neatraktivní poklad, který potřebujete chránit před ztrátou a zneužitím. Ideální je zálohování na více místech, např. cloud + externí disk. Pro přístup k účtům si nastavte silné heslo a dvoufázové ověření(např. Authy), aby se k vašim účetním dokladům nedostal žádný nezvaný host.

5. Nastavte si spolupráci s účetní

Digitalizace účetnictví bude kompletní jen tehdy, když se s účetní/m domluvíte na jasném způsobu předávání dokladů. Můžete využít sdílené úložiště (Google Drive, Dropbox), nebo jim dát přímý přístup pro účetní do fakturačního programu. Nastavte si pravidelný režim předávání dokladů – všechny náklady nahrajete jednou týdně nebo měsíčně, aby účetní mohla pracovat průběžně. Ušetříte tím čas oběma stranám a minimalizujete stres před podáním daňového přiznání.

6. Pravidelně kontrolujte a vylepšujte systém

Hlavně v začátcích si najděte čas na revizi – funguje vše tak, jak má? Jsou doklady správně uložené? Není potřeba změnit nástroj nebo vylepšit automatizaci? Pokud zjistíte, že některé kroky jsou zbytečně složité, upravte je.

Časté chyby

Chybějící strategie a plán

Mnoho podnikatelů začne s digitalizací impulzivně. Nahrají pár dokladů do cloudu nebo začnou používat účetní software, aniž by měli jasný plán. Bez promyšlené strategie ale digitalizace zůstane napůl cesty a místo usnadnění práce vám přinese chaos.

Výběr nevhodných nástrojů

Ne každý software nebo cloudové úložiště se hodí pro každý typ podnikání. Můžete začít používat zbytečně složitý systém, který vaše potřeby převyšuje, nebo naopak zvolíte nástroje, které řeší jen část práce s doklady.

Nejasná organizace a špatné třídění dokumentů

Pokud začnete digitalizovat bez jasného systému třídění, může se stát, že za pár měsíců budete mít digitální archiv v horším stavu než ten papírový.

Nepřipravenost účetní na digitální změnu

Pokud vaše účetní stále trvá na papírovém systému a nechce digitální nástroje používat, může to celý proces digitalizace brzdit. Zjistěte, z čeho má obavy a jestli jí můžete pomoci je odstranit. Pokud je pro vaše podnikání digitalizace zásadní, můžete zvážit i změnu účetní.

Podcenění komunikace a zaškolení týmu

Jednou z největších chyb nejen při digitalizaci účetnictví je nedostatečná komunikace se zaměstnanci nebo kolegy, kteří mají s novým systémem pracovat v praxi. Pokud se iniciátor změny (např. majitel firmy, finanční manažer nebo účetní) nepostará o dostatečné vysvětlení, školení a podporu, může se digitalizace setkat s odporem, nepochopením nebo neefektivním využíváním nových nástrojů.

---

Související články

• Jaké jsou náležitosti faktury?
• Jaké jsou druhy a náležitosti daňových dokladů?
• Jak dlouho archivovat doklady a dokumenty?