Jak dlouho archivovat (nejen) účetní doklady a dokumenty, když jste podnikatel

Legislativa

Zmuchlat, zahodit a pro jistotu ještě spálit? Přestože si některé dokumenty nic jiného nezaslouží, v podnikání je všechno vždycky trochu složitější. Přečtěte si, jak dlouho musíte archivovat různé typy dokumentů (fakturami počínaje a smlouvami konče) a jak se přitom ve všem tom papírování neztratit.

Krátká verze: ano, coby podnikatel máte ze zákona povinnost archivovat hned celou řadu dokumentů. A ano, pravidla pro správné ukládání se liší podle typu dokumentu – povinná doba archivace se pohybuje od 3 do 45 let a někdy budete ke zničení dokonce potřebovat skartační povolení.

A dlouhá verze? Pojďme se na jednotlivé typy dokumentů a dokladů podívat detailněji.

Obsah článku

Které dokumenty musím uchovávat?

Když nejste plátce DPH

Pokud jste OSVČ, co uplatňuje skutečné nebo paušální výdaje, a zároveň nejste plátce DPH, budete mít situaci nejjednodušší. Ze zákona totiž musíte uchovávat pouze ty dokumenty, které jsou potřeba v případě daňové kontroly – typicky tedy půjde o přijaté a vydané faktury, příjmové pokladní doklady nebo bankovní výpisy.

Článek je aktuální

Robotí četa pro vás článek pravidelně kontroluje, aby byl neustále v souladu s platnou legislativou.

Když jste plátce DPH

Plátci DPH už to mají o něco složitější. Musí totiž archivovat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně, a to nejméně 10 let od konce zdaňovacího období.

Když vedete účetnictví

Účetní jednotky mají povinnost uchovávat účetní závěrky a výroční zprávy, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy.

Když máte zaměstnance

Coby zaměstnavatelé musíte oproti výše vypsanému archivovat také stejnopisy evidenčních listů a mzdové listy. A jste-li obchodní společnost, nezapomeňte ani na seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti.

Jak archivovat dokumenty?

Jak dlouho se dokumenty archivují?

Dokumentů a papírů, kterými se coby podnikatelé musíte denně probírat, je spousta. A pravidel pro jejich uchovávání ještě víc. Například zákonné lhůty pro archivaci se liší podle typu dokumentu 👇

Jak dlouho se archivují účetní doklady?

  • 5 let: faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy

Jak dlouho se archivují daňové doklady?

  • 5 let: účetní knihy, účetní doklady, odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy, účetní záznamy, inventurní soupisy
  • 10 let: daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH, výroční zpráva, účetní závěrka

Jak dlouho se archivují účetní záznamy?

  • ​5 let: účetní záznamy, kterými dokládáte vedení účetnictví, účetní doklady (faktury apod.), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh
  • 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva

Jak dlouho se archivují dokumenty vyplývající z pozice zaměstnavatele?

  • 3 roky: stejnopisy evidenčních listů
  • 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
  • 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
  • 45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (do roku 2023 platila lhůta 30 let)

Jak dlouho se archivují faktury?

Záleží, jestli jste, nebo nejste plátce DPH. Pokud plátce DPH nejste, a vaše faktury jsou tedy účetními doklady, musíte je archivovat 5 let. Pokud jste plátce DPH, slouží vaše faktury zároveň jako daňové doklady – v takovém případě je musíte uchovávat 10 let.

Jak dlouho se archivuje daňové přiznání?

Daňové přiznání nemusíte archivovat. Schovat si ale musíte podklady, na jejichž základě jste dané daňové přiznání vyplnili (typicky půjde o faktury nebo výpisy z účtu).

Jak dlouho se archivují smlouvy?

U smluv je povinná doba archivace trochu složitější, u většiny smluv si totiž povinnou dobu archivace určujete sami – to když skartační lhůta vychází z doby trvání smlouvy a z toho, po jakou dobu může účastník smlouvy uplatňovat svá práva u druhé strany nebo u soudu.

Skartační lhůty přehledně (tabulka)

Skartační lhůta Typy dokumentů a dokladů
3 roky Stejnopisy evidenčních listů.
5 let Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví.
6 let Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti.
10 let Účetní závěrka, výroční zpráva, daňové doklady, mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu.
45 let Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.

Jak skartovat dokumenty?

Fyzicky, nebo elektronicky? Jak správně archivovat doklady

Dokumenty a doklady můžete uchovávat jak fyzicky (představte si klasické krabice se štítky a pořadači), tak online.

Jak dokumenty archivovat online

Elektronická archivace je samozřejmě jednodušší a výrazně levnější: na čas, prostor a ve výsledku i peníze. Mějte ale na paměti, že všechny elektronicky uchovávané podpisy musí vždy splňovat tři podmínky:

  1. Čitelnost. Doporučujeme dokumenty ukládat ve formátu PDF. Jde o celosvětově uznávaný formát pro archivaci a dá se s vysokou pravděpodobností předpokládat, že ho bude možné běžně otevřít i za 20 let. Což zdaleka ne všechny formáty splňují – vzpomínáte třeba na diskety? 🙂
  2. Věrohodnost původu. Dokument nejprve podepište elektronickým podpisem...
  3. Neporušitelnost obsahu. ... a poté ještě pro jistotu opatřete časovým razítkem. I po letech tak jednoduše dokážete, že dokumenty nikdo neměnil.

Tip: S elektronickou archivací dokladů vám pomůže i Fakturoid. Veškeré faktury, které vystavíte nebo přijmete, v něm můžete jednoduše uchovávat a v budoucnu kdykoliv hromadně vyexportovat.

Skartační doba uplynula. Jak dokumenty skartovat?

Po uplynutí skartační doby (mrkněte na přehlednou tabulku výše) můžete dokumenty zlikvidovat. Pokud je uchováváte fyzicky, doporučujeme skartaci, zabráníte tak rizikům spojeným s únikem citlivých firemních údajů.

Potřebuju skartační povolení?

Pokud chcete skartovat dokumenty, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili přesně danou lhůtu pro jejich uchovávání), skartační povolení nepotřebujete. Ale pozor, případnou skartační dobu musíte vždy dodržet – v opačném případě byste se dopustili přestupku, za který můžete dostat pokutu od finančního úřadu.

Zákony o povinné archivaci dokumentů

Chcete vědět víc? Informace o tom, jak správně (tedy správně z pohledu zákona 🙃) archivovat dokumenty, když jste podnikatel, najdete hned v několika různých právních předpisech.

Nezapomeňte, že s dokumenty, které obsahují osobní údaje, musíte nakládat v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). S tím vám pomůže náš návod, jak na GDPR.

Související články v Almanachu

Nastartujte své podnikání s robotem

Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.

Zjistit víc

Prohledat Almanach

Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.