Jak se vystavuje faktura? (návod)
Začínáte podnikat a nevíte, co vše musí být na faktuře, kdy ji musíte vystavit nebo jak dodržet všechny zákonné náležitosti faktury? Připravili jsme pro vás přehledný článek, který vám vše vysvětlí, a navíc ukáže, jak vystavovat faktury snadno a bez chyb.
Co je faktura?
Zjednodušeně řečeno, faktura je dokument, který slouží jako záznam o tom, že proběhl obchod. Vystavuje ji prodávající (dodavatel) kupujícímu (odběrateli) a obsahovat musí řadu povinných náležitostí (na ty se detailněji podíváme později). Mimochodem, faktura může sloužit jak jako účetní, tak daňový doklad (podle toho, jestli jste, nebo nejste plátce DPH).
Proč musím vystavovat faktury?
Z pohledu českého státu faktury slouží buď jako účetní doklad (pokud nejste plátce DPH), nebo jako daňový doklad (pokud jste plátce DPH). Jako takové hrají roli hlavně v rámci účetnictví a při výpočtu daní. A budete-li mít smůlu, ukazovat je budete i v případě kontroly z finančního úřadu (takže ano, určitě byste je měli uchovávat, ze zákona alespoň pět let).
Kdy musím vystavit fakturu?
Záleží na tom, zda jste plátcem DPH, nebo ne. Povinnost vystavit fakturu nemusí vycházet přímo ze zákona, ale často je vyžadována z praktických důvodů nebo kvůli obchodním vztahům.
- Nejste plátce DPH, ale potřebujete účetní doklad o transakci. Typicky pro účely výpočtu daně z příjmu nebo do účetnictví.
- Jste plátce DPH (nebo identifikovaná osoba) a dodáváte zboží nebo poskytujete službu. Fakturu musíte vystavit do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo přijetí platby (podle toho, co nastane dříve).
- Dodáváte zboží nebo služby do zahraničí v rámci EU. Fakturu vystavujete také do 15 dnů, pokud se jedná o zboží (při dodání do jiného členského státu) nebo služby s přenesením daňové povinnosti na odběratele.
- Přijímáte platbu předem jako plátce DPH. Musíte vystavit fakturu za přijatou zálohu (zálohový daňový doklad).
- Váš zákazník je podnikatel. Pokud je vaším odběratelem podnikatel, jste povinni mu za zboží nebo službu vystavit fakturu nebo zjednodušený daňový doklad.
- Domluvili jste se na tom s protistranou. Pokud je ve smlouvě nebo dohodě uvedeno, že vystavíte fakturu, je to vaše povinnost – ať už jste plátce DPH, nebo ne.
Co musí být na faktuře?
Podle české legislativy musí každá faktura obsahovat řadu náležitostí, které se navíc mohou lišit podle toho, zda jste, nebo nejste plátce DPH. Typicky půjde o vaše IČO, jméno, identifikaci vašeho odběratele apod. Vše jsme pro vás sepsali v článku o náležitostech faktury.
Tip: Nechcete povinné náležitosti faktury řešit? Vystavujte faktury ve Fakturoidu a o veškeré legislativní náležitosti se fakturační robot postará za vás.
Co je IČO?
Jednou z položek, která se na faktuře objeví téměř vždy, bude IČO (ať už vaše, nebo vašeho odběratele). IČO je zkratka pro identifikační číslo podnikatele (fyzické nebo právnické osoby). Jde o osmimístné číslo, které vás má coby podnikatele jednoznačně identifikovat (stejně jako třeba rodné číslo slouží k jednoznačné identifikaci občana). Pokud IČO ještě nemáte, podívejte se, jak si IČO založit online.
Můžu vystavit fakturu, když nemám IČO?
Krátká odpověď: to záleží 🙂
A delší odpověď? Nemáte-li IČO, znamená to, že nejste podnikatel. V tom případě sice fakturovat můžete (třeba když to vyžaduje váš zákazník-podnikatel), ale pouze pokud splňujete podmínky pro takzvaný příležitostný příjem. Příležitostný příjem je vždy nahodilý, bez úmyslu činnost opakovat. Naopak pokud pod vlastním jménem vykonáváte soustavnou činnost, abyste si vydělali, jedná se o podnikání, nikoliv o příležitostný příjem, a IČO tedy potřebujete (a uvádět ho budete i na faktuře). Víc si přečtěte v našem článku o příležitostném příjmu.
Jak se vystavuje faktura online (návod + vzor)
Podnikatelští matadoři možná ještě pamatují doby, kdy se faktury vystavovaly ručně a na papír. Dnes už naštěstí papírové bločky s fakturami po kapsách nosit nemusíte. Fakturu vystavíte pohodlně online a na pár kliknutí – třeba ve Fakturoidu, české fakturační apce.
- Založte si účet ve Fakturoidu (pokud vystavujete pár faktur měsíčně a nepotřebujete pokročilé funkce, budete to mít zdarma).
- Fakturu vystavíte na pár kliknutí z počítače i z mobilu. Mrkněte na videonávod, jak vytvořit fakturu krok za krokem. A abyste se za ni nemuseli stydět, můžete si vybrat jeden z pěti super vzhledů, přidat vlastní barvu i podpis nebo logo 🙂 Podívejte se na vzor takto vytvořené faktury.
- Fakturu si můžete buď stáhnout a odeslat jako klasické pdf, nebo jako takzvanou webfakturu. Každá faktura obsahuje QR kód (abyste dostali ještě rychleji zaplaceno) a samozřejmě i všechny povinné náležitosti.
Časté otázky
Jak se vystavuje zálohová faktura?
Zálohová faktura typicky vystavujete s cílem vybrat od zákazníka zálohu. Vystavuje se stejně jako klasická faktura, musí ale obsahovat označení, že se jedná o zálohovou fakturu – buď proformu, nebo částečnou zálohovku. Podívejte se, jak se vystavují zálohovky ve Fakturoidu.
Jak se vystavuje faktura do zahraničí?
Na tohle téma jsme pro vás sepsali souhrnný článek – Faktury do zahraničí – náležitosti, zvyklosti a doporučení. Mrkněte na něj 🙂
Jak dlouho zpětně jde vystavit faktura?
Pokud jste plátce DPH, měli byste fakturu vystavit do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo přijetí platby (podle toho, co nastane dříve). Pokud nejste plátce DPH, nemáte pro vystavení faktury podle zákona o účetnictví žádnou konkrétní lhůtu. Vždy ale na faktuře musíte uvést správné datum poskytnutí služby nebo dodání zboží, fakturu navíc musíte stihnout vystavit tak, abyste ji mohli zahrnout do správného období pro výpočet daně z příjmu.
Další články v Almanachu
Nastartujte své podnikání s robotem
Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.
Zjistit vícProhledat Almanach
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
