Inspirace z praxe. Jak v Grant Thornton digitalizují účetnictví?
Společnost Grant Thornton je jednou z nejrychleji rostoucích poradenských firem v Česku. A svou roli v tom možná hraje i to, jak poctivě přistoupila k jednomu ze svých dlouhodobých cílů – totiž kompletní digitalizaci. „Chtěli jsme se úplně zbavit závislosti na papírových dokumentech. Tak abychom pro své klienty mohli pracovat odkudkoliv,“ popisuje partner v oddělení externího vedení finančního účetnictví Peter Burnus.
S digitalizací jim pomáhá i Fakturoid. Ten v Grant Thornton doporučují klientům, kteří zatím žádný fakturační systém nepoužívají. „Má nejlepší poměr cena výkon,“ vysvětluje Peter Burnus. „Klientovi vše nastavíme, přidáme na faktury jeho logo, propojíme jednotlivé účty... a hotovo, během 15 minut může začít vystavovat faktury.“
Z Fakturoidu už je pak jednoduchá cesta do různých účetních (a dalších) programů – všechny fakturoidí faktury totiž obsahují i ISDOC, a skvěle si tak s účetními programy rozumí. Bez papírových dokladů nebo tužky a papíru 💪 Víc o tom, jak v Grant Thornton k digitalizaci přistupují, si už ale přečtěte přímo v rozhovoru s Peterem Burnusem.
Co proces digitalizace ve vaší firmě vlastně nastartovalo?
Naší dlouhodobou snahou je zlepšování všech našich procesů. A to jak v rámci komunikace s klientem, tak v kontextu interních procesů zpracování účetnictví. Proto nedokážu přesně říci, co konkrétně proces digitalizace nastartovalo. Co ale dokážu říct s jistotou, je, že covidové období v oblasti digitalizace otevřelo šanci prosadit věci, které se roky nedařilo realizovat.
Setkali jste se v rámci toho s nějakými komplikacemi?
Komplikacím se vyhnout prakticky nedá, nicméně náš dlouhodobý cíl nikdy neohrozily. Usilujeme totiž o neustálé zdokonalování veškerých procesů. Pro lepší představu, jedním z našich cílů bylo zcela se oprostit od závislosti na papírových dokumentech a využili jsme služby elektronického a schvalovacího systému wflow. To nám umožňuje odkudkoli a kdykoli pracovat pro naše klienty.
Jak vaši klienti reagovali?
Tady jsme na to šli trochu obráceně. Nejdříve jsme měnili naše interní procesy, což znamená, že padlo rozhodnutí, že papírovou dokumentaci nebudeme od našich klientů akceptovat. Tohle rozhodnutí jsme pak klientům trpělivě vysvětlovali tak, aby pochopili veškeré výhody a možnosti dnešní doby.
Někteří klienti na to reagovali velmi dobře. Přivítali nejen to, že se zbavili papírové agendy, ale šli dál a zabudovali systém wflow do svých interních schvalovacích procesů. Při implementaci nám nicméně v jistém slova smyslu „pomohlo“ covidové období, kdy byli všichni ochotní změny akceptovat.
Ovlivnila nějak digitalizace fungování vaší firmy?
Veškeré dokumenty dnes máme v elektronické podobě v elektronickém archívu wflow – vše od vydaných a přijatých faktur až po interní doklady a vše spojené s účetním systémem. Díky tomu se efektivně dostaneme ke všem relevantním informacím o klientech, bez toho, že by někdo musel jít něco hledat do archivu nebo do skříně.
My ani spolupracující kolegové (například auditoři) tak nemusíme ztrácet čas hledáním dokumentace a zbývá nám více času na věcné řešení otázek a problémů klientů. Docílili jsme i větší transparentnosti v předávání dokumentace mezi klientem a námi.
Přepisování a manuálnímu ukládání dat do účetních softwarů odzvonilo. Jednoznačným trendem je automatizace účetních procesů.
Kam se podle vás bude účetnictví vyvíjet v následujících letech?
Jsem přesvědčen, že dnes už si všichni uvědomují, že tisku dokumentů, přepisování a manuálnímu ukládání dat do účetních softwarů již odzvonilo. Jednoznačným trendem je automatizace účetních procesů za pomoci robotů a umělé inteligence.
Tím se oblast účetnictví dostává do více analytické role, kdy bude konečně sloužit ke své základní funkci – totiž vyhodnocování ekonomické situace společnosti v reálném čase. Z účetních se budou postupně stávat účetní analytici a pozice účetní, jak ji známe dnes, postupně vymizí.
Jak vám s digitalizací pomáhá Fakturoid?
Fakturoid nám pomáhá s nastavením fakturace u našich klientů. Díky tomu, že je vaše aplikace otevřená, jsme ji dokázali úspěšně integrovat do našich procesů. S ohledem na to, že jsme zvyklí zpracovávat data, je pro nás ještě cennější bezproblémové a rychlé zavedení systému do procesů u klienta. Jinými slovy, využitím Fakturoidu nezískáváme pouze my, poradci, ale hlavně naši klienti.
O Grant Thornton
Společnost Grant Thornton patří mezi největší světové poradenské skupiny. Poskytuje poradenství napříč všemi klíčovými oblastmi úspěšného businessu od daní a účetnictví přes právo až po oceňování a audit.
Portfolio jejich klientů tvoří víc než 1000 soukromých i veřejných klientů, včetně poloviny společností z žebříčku Czech TOP 100, který sdružuje nejvýznamnější firmy v České republice. Svaz účetních České republiky označil společnost Grant Thornton jako lídra v oblasti zavádění automatizace a digitalizace.
Kam dál?
Mrkněte, jak jednoduše se ve Fakturoidu spolupracuje s účetním. Dejte mu přístup do svého účtu a nechte ho exportovat faktury (včetně ISDOC) přímo do jeho účetního programu. Pošlete mu PDFka či fotky nákladů do virtuální Krabice na náklady nebo zjistěte, co všechno můžete díky Fakturoidu automatizovat.
