Co všechno si můžete dát do nákladů?

Čím větší jsou vaše náklady na podnikání, tím nižší je vaše daňová zátěž. Tedy pokud při podnikání uplatňujete své skutečné výdaje. Pojďme se podívat, co všechno si legálně můžete dát do nákladů – které výdaje jsou daňově uznatelné.

Co jsou (daňově uznatelné) náklady?

Daňově uznatelné náklady jsou výdaje, které můžete uplatnit při výpočtu daně z příjmů. Jedná se o náklady přímo související s vaší podnikatelskou činností.

Pokud vedete daňovou evidenci, můžete při výpočtu daňového základu uplatnit skutečně vynaložené výdaje. Připomeneme, že daňový základ představuje rozdíl mezi vašimi příjmy a náklady – více jsme se o něm (a o různých způsobech uplatňování nákladů) rozepsali v našem velkém článku o dani z příjmů.

Co je daňová uznatelnost?

Zde je dobré zpozornět – ne všechny evidované náklady si můžete z daní odečíst – ne všechny jsou totiž daňově uznatelné. Daňově uznatelné základy vám sníží základ daně a tím i výslednou daň z příjmu. Uznatelnost nákladů přesně definuje zákon o daních z příjmu. Obecně takové výdaje musí splnit čtyři hlavní podmínky:

1. Prokazatelnost – podnikatel musí prokázat, kdy, komu a kolik zaplatil - nejčastěji k tomu slouží daňový doklad (doklad o zaplacení). Náklad také musí časově spadat do daného účetního období.
2. Evidence – náklady je nutné správně vést v daňové evidenci.
3. Přímá souvislost s podnikáním – náklady musí být vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Zjednodušeně řečeno jde o výdaje, které přímo souvisí s chodem firmy a její schopností vydělávat peníze (např. nákup zboží, mzdy zaměstnanců nebo nájemné za kanceláře).
4. Přiměřenost – výše nákladů musí odpovídat běžným tržním podmínkám a musí odpovídat druhu a rozsahu podnikatelské činnosti.

Které náklady jsou daňově uznatelné?

Zjednodušeně řečeno – náklady si můžete „dát do daní“ jen v případě, že prokazatelně souvisí s vaším podnikáním. Mezi daňově uznatelné náklady patří například:

• Nákupy pro podnikání (materiál, zboží, služby, software apod.)
• Personální náklady (mzdy, pojistné zaměstnanců, odvody, cestovní náhrady)
• Výdaje na pracovní cesty (doprava, ubytování)
• Provozní náklady (pracovní oblečení, ochranné pomůcky, nájemné, energie opravy, údržba, pojištění)
• Smluvní penále a pokuty
• Odpisy dlouhodobého majetku
• Voda (káva, čaj a další nápoje už uznatelné nejsou)
• Marketing a reklama (reklamní kampaně, reklamní materiály, účast na veletrzích, sponzoring) – náklady na marketing a reklamu musí splňovat přísnější podmínky. Myslete na to, že v případě kontroly ze strany správce daně musíte prokázat, že se opravdu vážou na vaše budoucí zdanitelné příjmy. Doložit musíte i to, že se veškerá plnění uskutečnila (například že se v TV odvysílala zaplacená reklama).

Které náklady nejsou daňově uznatelné?

Některé náklady zákon neumožňuje evidovat jako daňově uznatelné, navzdory tomu, že je může firma považovat za prokazatelně související a obhajitelné. Patří mezi ně:

• Reprezentace firmy (nejčastěji pohoštění, občerstvení či dary)
• Daň z příjmu, daň dědická a darovací
• Zdravotní a sociální pojištění podnikatele
• Podíly na zisku, odměny pro členy statutárních orgánů (pokud nejsou tyto odměny řádně odůvodněny a prokazatelně spojeny s dosaženým ziskem)
• Pořizování majetku
• Nesmluvní penále, pokuty a úroky (výdaje spojené s porušením zákona nebo smluv)
• Náklady na osobní spotřebu (potraviny, oblečení, dovolená, náklady na osobní auto)
• Technické zhodnocení (vylepšení nebo rozšíření majetku, které zlepší užitné vlastnosti nebo prodlouží jeho životnost)

Jak správně dokládat náklady?

Pro správné doložení nákladů vaší společnosti je důležité mít přehled o všech výdajích. Tyto 3 kroky vám usnadní případnou daňovou kontrolu:

1. Doklady: Používejte faktury, účtenky a smlouvy jako důkaz o vynaložených nákladech.
2. Evidence: Veďte si přehlednou evidenci všech vašich nákladů.
3. Archivace: Uchovávejte všechny doklady po stanovenou dobu (většinou 10 let).

Nejčastější chyby při uplatňování nákladů (a jak se jim vyhnout)

Pokud se chcete vyhnout problémům s „finúřem“, je důležité, abyste se vyvarovali těch nejčastějších chyb, které podnikatelé občas dělají.

1. Soukromé výdaje vedeny jako podnikatelské

Mnoho podnikatelů se mylně domnívá, že všechny výdaje spojené s podnikáním jsou daňově uznatelné a do nákladů si započítají třeba nákup osobního automobilu, dovolenou, oblečení nebo potraviny. Tyto výdaje však přímo nesouvisí s podnikáním, a proto si je z daní odečíst nemůžete.

 2. Nedostatečná dokumentace

Často se stane, že podnikatelé nemají k dispozici všechny potřebné doklady pro podporu svých náklad. Finanční úřad pak může uplatnění takový nákladů zamítnout – tím se vám zbytečně zvýší daňová povinnost.

3. Nepřiměřené náklady

Přestože jsou některé náklady podnikatelské, jejich výše může být z pohledu zákona nepřiměřená vzhledem k charakteru vašeho podnikání. Může jít například o nadměrné výdaje na reprezentaci nebo nákup luxusních předmětů (drahé dary, soukromé dovolené, luxusní automobily).

Rada na závěr

Základní pomůckou při posouzení uznatelnosti je úvaha, zda daný výdaj přímo slouží k dosažení a/nebo udržení příjmů. To však nemusí být stoprocentní vodítko – vždy je proto dobré obrátit se na daňového poradce či účetní, kteří znají aktuální legislativu a uznatelnost nákladů mohou posoudit.

Jak vám s daněmi pomůže Fakturoid?

Průběžně pro vás počítáme stav odvodů a v rámci přiznání k dani z příjmů fyzických osob vám vygenerujeme i podklady pro sociální a zdravotní pojištění. Hlídáme i obrat pro DPH a počítáme, jestli se vám vyplatí paušální daň. A pomůžeme vám i s evidencí nákladů.