Štítky a číselné řady jako nástroj pro přehledné účetnictví
Proč je dobré mít v účetnictví pořádek?
Chaos v účetnictví je pozvánka pro kontrolu z finančáku a přímá cesta do finančních problémů. Naopak když víte, kolik peněz teče dovnitř a ven, strategická rozhodnutí se dělají lépe. Snadno zjistíte, do čeho se vám vyplatí investovat (čas, energii a peníze), kde bude lepší škrtat nebo jestli je vhodná doba na změnu cenové politiky.
Funkce, díky kterým je orientace v dokladech jednodušší
Dodržování základních pravidel, jako je obsahová správnost faktur a návaznost číselných řad, je pro vás nejspíš samozřejmostí. Když se vám o vystavování faktur stará fakturační robot, nemusíte si s tím nijak lámat hlavu. Fakturu vystavíte se vším všudy na pár kliknutí, všechny údaje o B2B zákazníkovi robot vyplní podle IČO nebo názvu a ještě zkontroluje, jestli nepatří mezi nespolehlivé plátce DPH.
V tomhle článku se zaměříme na vyšší level, který umožňuje digitalizace účetnictví, a poradíme vám, jak s pomocí štítků získat přehledné statistiky o příjmech i nákladech a jak pro fakturaci různých činností, prodejních kanálů, projektů apod. využít číselné řady. Cíl je jasný, abyste měli informace o svém podnikání pod palcem.
Štítky a jak je používat
Štítky fungují jako klíčová slova, která vám usnadní vyhledávání a tvorbu přehledných statistik. Můžete je přiřazovat k vystaveným i přijatým fakturám. Jak se budou jednotlivé štítky jmenovat, je jen na vás. Nový štítek vytvoříte buď v Nastavení → Štítky, nebo přímo při vytváření a úpravě faktury či nákladu.
U vydaných faktur oceníte štítky s názvy projektů, marketingových kampaní nebo druhů zakázek. Robot je například používá pro rozlišení faktur podle jednotlivých tarifů. Pro náklady se hodí rozlišení štítků podle povahy nákladu: Fixní náklady, Materiál, Zboží, Služby, Doprava. Ke každému dokladu můžete přidat jeden i více štítků. V přehledu se vám zobrazí vždy ten, který přiřadíte jako první.
Příklad 🏷️
Máte stavební firmu a chtěli byste vědět, které zakázky vám přináší nejvíc peněz? Označte si vystavené faktury štítky, podle kterých uvidíte, jestli vám víc peněz přináší rekonstrukce, nebo novostavby. Pro další členění zakázek se mohou hodit štítky s názvy Byt, Rodinný dům, Komerční projekt nebo Veřejná zakázka.
Spousta lidí do štítkování skočí po hlavě a po čase zjistí, že se v tom už sami nevyznají. Jeden štítek se jmenuje „Facebook Ads“, další „FB_reklama“, a občas se objeví štítek „Sociální sítě“. U štítků platí, že méně je někdy více. Než je začnete používat, rozmyslete se, které údaje jsou pro vás důležité. Vyhněte se používání velkého množství štítků a podobných pojmenování.
Tip: Používáte integraci s Fakturoidem přes API? Faktury si můžete oštítkovat přes atribut tags (viz dokumentace), ke kterému vypíšete jednotlivé názvy štítků.
Číselné řady a jejich role v účetnictví
Název mluví za vše. Aby vaše faktury splňovaly účetní a daňové předpisy, musí být během účetního období očíslované tak, aby na sebe jednotlivá čísla faktur navazovala (1, 2, 3). V číselné řadě vám případná kontrola nesmí najít mezery ani duplicity. Pro své podnikání si vystačíte s jedinou číselnou řadou, ale někdy se vám během účetního období může hodit více číselných řad.
Kdy se hodí používat více číselných řad
Nejčastěji se setkáte s různými číselnými řadami pro zálohovky a faktury. Různé číselné řady mohou být užitečné ale i pro rozlišení faktur pro tuzemské vs. zahraniční klienty nebo pro rozlišení faktur z e‑shopu od faktur za osobní projekty. Speciální číselnou řadu můžete vytvořit i pro každou větší zakázku s postupnou fakturací.
Tip: Ve Fakturoidu si můžete vlastní číselnou řadu nastavit taky pro šablony a pravidelné faktury.
Na co si dát pozor
Zachtělo se vám nějakou fakturu smazat? Tak to prrr. Když fakturu úplně smažete, dojde k přerušení číselné řady. Místo čísel 101, 102, 103 budete mít 101, 103, 104 a kontrola se bude ptát: „Kde je faktura s číslem 102?“
Pokud se potřebujete „zbavit“ faktury v oběhu, použijte storno faktury. To můžou udělat pouze neplátci DPH. Faktura v účetnictví zůstane a číselná řada je neporušená – zvolená faktura bude mít jen příznak storno. Jestli jste plátci DPH, a váš zákazník zruší objednávku, musíte vystavit opravný daňový doklad (dobropis).
Příklad kombinace štítků a číselných řad
Máte firmu pro tvorbu webů a na základě smlouvy o dílo pro svého klienta PES s. r. o. připravujete nové stránky. Zakázka bude trvat celý rok a domluvili jste se, že budete fakturovat dílčí práce.
Pro klienta si nastavíte vlastní číselnou řadu PES-2025-01…99. Podobně jako u jiných projektů, budete i pro firmu PES vystavovat faktury za dílčí práce, podle kterých pojmenujete štítky – Projektové vedení, Grafický návrh, Copy, Programování.
S dobře nastavenými štítky a číselnými řadami budete mít doklady přehledně uspořádané a kdykoli k nim snadno dohledáte potřebné informace. Získáte díky tomu nejen klid před případnou kontrolou, ale hlavně kvalitní podklady pro lepší rozhodování o financích. A co je nejlepší – vše zvládnete na pár kliknutí, bez ručního přepisování a zbytečného stresu.
