Jak napsat pracovní smlouvu + VZOR

Pracovní smlouva jasně stanovuje pravidla spolupráce se zaměstnanci, vy tak chráníte sebe i vaše zaměstnance před právními problémy. Nevíte, jak takovou smlouvu vlastně sepsat? V tomto článku jsme pro vás shrnuli to nejdůležitější a s pomocí právníka jsme pro vás dali dohromady i vzor pracovní smlouvy ke stažení. 👇

Obsah článku

• K čemu je pracovní smlouva a kdy ji potřebuju?
  • Musí být pracovní smlouva uzavřena písemně?
• Co musí pracovní smlouva obsahovat?
  • Identifikace zaměstnavatele a zaměstnance
  • Druh práce (co bude zaměstnanec dělat)
  • Místo výkonu práce
  • Den nástupu do práce
  • Odměna, její výše a způsob vyplácení
  • Co ještě můžu do smlouvy zahrnout?
• Co se smlouvou po jejím podepsání?
• Právník radí: Časté chyby a čemu se v pracovní smlouvě vyhnout
  • 1. Chybně stanovená mzda
  • 2. Neoprávněné uvádění smluvních pokut
  • 3. Zbytečné „opisování“ ze zákoníku práce
• Tipy od právníka
• Vzor pracovní smlouvy zdarma ke stažení
• Související články v Almanachu

Zákoník práce je pro hodně z nás španělskou vesnicí. I při psaní pracovní smlouvy se proto hodí mít po ruce právníka. My jsme si jednoho přizvali na pomoc i k psaní tohoto článku. Advokát David Šupej nám pro vás navíc poskytl i užitečné rady a tipy, jak pracovní smlouvu psát, a čemu se naopak vyhnout.

K čemu je pracovní smlouva a kdy ji potřebuju?

Každý (nejen) pracovní vztah funguje lépe, když si obě strany jasně nastaví hranice. Ve vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem k tomu slouží pracovní smlouva. Při zaměstnávání lidí bez smlouvy byste se navíc dopouštěli přestupku a zbytečně byste se vystavovali i dalším rizikům. Smlouva stanovuje povinnosti a chrání práva vás i vašich zaměstnanců. Pokud by došlo k nějakému sporu, můžete se vždy ke smlouvě vrátit a využít ji jako právní ochranu nebo důkazní materiál. 🕵️‍♀️

Je však na vás, jestli se zaměstnancem uzavřete pracovní smlouvu (když ho např. chcete mít na celý pracovní úvazek), nebo třeba pro brigádníky zvolíte dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti.

Musí být pracovní smlouva uzavřena písemně?

Ano, pracovní smlouva musí ze zákona vždy být v písemné formě a všichni zúčastnění (zaměstnavatel i zaměstnanec) musí obdržet její kopii. Když smlouvu neuzavřete písemně, hrozí vám pokuta až 10 000 000 Kč. Ze zákona sice není ve všech případech povinné mít kopii pracovní smlouvy také na pracovišti, i tak ale doporučujeme kopii smluv na pracovišti mít pro případ, že přijde kontrola z inspekce práce (nic tím nepokazíte).

Co musí pracovní smlouva obsahovat?

Ze zákona (tedy povinně) se musíte ve smlouvě se zaměstnancem dohodnout minimálně na druhu práce, kterou bude zaměstnanec vykonávat, místě výkonu a dni nástupu. Do smlouvy se ale hodí přidat i další pro zaměstnance důležité informace. Ideálně by smlouva měla obsahovat:

Identifikace zaměstnavatele a zaměstnance

Ze smlouvy musí být jasné, kdo je zaměstnavatel a kdo zaměstnanec. Pro identifikaci firmy použijte název společnosti, IČO a adresu sídla. U zaměstnanců uveďte:

• Jméno
• Adresu
• Datum narození

Druh práce (co bude zaměstnanec dělat)

Kromě samotného názvu pozice i stručně popište práci, kterou bude zaměstnanec dělat. Např. pozice účetní, vývojář, pracovník ostrahy apod. – není třeba jít do detailů (podrobnější popis náplně práce můžete zaměstnanci dodat v dodatečném dokumentu). Jako zaměstnavatel totiž chcete, aby byl druh práce dostatečně obecný a pokryl tak všechny činnosti, které po zaměstnanci budete chtít (například je zásadní rozdíl mezi druhem pozice „vývojář softwaru“, nebo „vývojář softwaru v JAVA“).

Místo výkonu práce

Pro vás jakožto zaměstnavatele je vhodné uvést místo výkonu práce co nejobecněji, typicky jako obec (Praha). V případě, kdy potřebujete „disponovat“ zaměstnancem na širším území, může to být např. Středočeský kraj, nebo různé kombinace. Pokud práce zahrnuje více lokalit (např. montáže u klientů), doporučujeme kvůli cestovním náhradám ve smlouvě uvést také „pravidelné pracoviště“, aby pak nebyl problém s jejich posuzováním a počítáním.

Konkrétní adresu kanceláře pak uvedete v povinném informačním dokumentu, který budete se zaměstnancem sdílet. Kdybyste už v pracovní smlouvě uvedli konkrétní adresu jako místo výkonu práce, zbytečně byste se tím omezovali.

Pokud bude zaměstnanec pracovat na dálku, je lepší to řešit v samostatné písemné dohodě o „home office“ (ze zákona musí být také písemná.) Taková dohoda nemusí, ale může být součástí pracovní smlouvy.

Den nástupu do práce

Uveďte datum, kdy pro vás zaměstnanec oficiálně začne pracovat. Smlouvu byste ideálně měli podepsat ještě předtím, popřípadě nejpozději v den nástupu.

Odměna, její výše a způsob vyplácení

Podle toho, jakým způsobem se se zaměstnancem dohodnete na odměňování, si mzdu buď sjednáte přímo v pracovní smlouvě - uvedete přesnou výši odměny za práci, nebo ji stanovíte „jednostranně“ (vnitřním předpisem nebo mzdovým výměrem). Informaci o termínu a způsobu výplaty (např. „bankovním převodem vždy k 15. dni v měsíci“) opět stačí uvést až v povinném informačním dokumentu.

Co ještě můžu do smlouvy zahrnout?

Zákon je v povinném obsahu smlouvy sice vcelku „shovívavý“, ale uvedením některých dalších informací ve smlouvě můžete předejít zbytečným nedorozuměním a zajistit, že vše půjde jako po másle. Co třeba přidat?

• Zkušební doba – jak dlouho bude zaměstnanec ve „zkušebce“ (max. 3 měsíce, u vedoucích pracovníků max. 6 měsíců).
• Doba trvání pracovního poměru – ve znění: „tato smlouva se uzavírá na dobu určitou/neurčitou.“ Pokud tohle ve smlouvě není zmíněno, zákon automaticky předpokládá, že jde o smlouvu na dobu neurčitou.
• Dovolená – na kolik dní dovolené má zaměstnanec nárok.

Co se smlouvou po jejím podepsání?

Gratulujeme, smlouva je podepsaná a vy máte nového člena týmu. 👏 Podepsáním smlouvy to ale nekončí. Ještě jednou se ujistěte se, že vy i zaměstnanec všemu rozumíte a nasdílejte s ním všechny doplňující dokumenty, jako jsou vnitřní předpisy, bezpečnostní pokyny nebo směrnice. A nezapomeňte, že vy i zaměstnanec musíte mít svoji kopii smlouvy.

Pokud pracovní smlouvu (nebo DPP či DPČ) podepisujete elektronicky (např. přes Docusign), musíte ji pak zaměstnanci zaslat na jeho soukromou elektronickou adresu, kterou s vámi sdílel (např. osobní email nebo WhatsApp). Nezapomeňte si tuto zprávu uložit.

Jako zaměstnavatel musíte po podepsání smlouvy splnit ještě další své povinnosti (např. přihlásit zaměstnance na pojišťovnu a OSSZ a zavést evidenci pracovní doby).

Právník radí: Časté chyby a čemu se v pracovní smlouvě vyhnout

1. Chybně stanovená mzda

Pravidelnou chybou je určení mzdy mzdovým výměrem zaměstnavatele, přičemž smlouva ale zároveň obsahuje informaci o tom, že mzda zahrnuje i práci přesčas. Tato kombinace přitom není možná. Pokud jako zaměstnavatel určíte mzdu výměrem a máte tu výhodu, že ji můžete jednostranně měnit (při dodržení zákazu nerovného zacházení atd.), pak musíte zvlášť kompenzovat všechny přesčasy.

Další variantou je mzda sjednaná v pracovní smlouvě jako pevná částka, která může zahrnovat odměnu za práci přesčas. To znamená, že se se zaměstnancem při uzavírání smlouvy dohodnete, že mzda zahrnuje odměnu za přesčasy v rozsahu stanoveném zákonem (až 150 hodin ročně u řadových zaměstnanců a až 416 u vedoucích zaměstnanců). Pak však můžete výši mzdy měnit jen se souhlasem zaměstnance (dodatkem k pracovní smlouvě).

2. Neoprávněné uvádění smluvních pokut

Nejčastěji zaměstnavatelé ve smlouvě neprávem „vyhrožují“ pokutou za porušení mlčenlivosti. Podle zákona jsou ale v pracovněprávních vztazích pokuty vůči zaměstnancům zakázané a zaměstnavatel je fakticky nemůže vymáhat. Existuje jediná výjimka:

• Pokuta při porušení zákazu konkurence po skončení pracovního poměru – smlouva může např. zahrnovat to, že zaměstnanec po ukončení pracovního poměru s vaší firmou nemůže po dobu následujícího až 1 roku od skončení pracovního poměru pracovat pro přímé konkurenty firmy apod. Ani v tomto případě byste však jako zaměstnavatel neměl konkurenční doložky sjednávat se všemi zaměstnanci a musíte se řídit zákoníkem práce. Ten určuje, na které zaměstnance se může konkurenční doložka vztahovat – typicky vedoucí zaměstnanci, kteří mají přístup k důvěrným informacím, know-how firmy apod.

3. Zbytečné „opisování“ ze zákoníku práce

Zaměstnavatelé často zbytečně přepisují různá pravidla ze zákoníku práce, kterým si zbytečně podtrhávají nohy. Typickým příkladem je např. přejímání pravidel o pracovní době, včetně přesného týdenního rozvrhu, do pracovní smlouvy. To poté můžete změnit jen se souhlasem zaměstnance (dodatkem k pracovní smlouvě), což vám může způsobit zbytečné komplikace.

Zaměstnavatelé často opisují i takzvané notifikační doby (pro změnu směn nebo pro určení dovolené). Některé z nich přitom můžou snadno zkrátit (nebo prodloužit) dohodou se zaměstnancem. Zdá se to jako maličkost, ale potřeba rychle měnit pracovní rozvrhy nebo jinak nařizovat dovolené se ukázala např. během covidu. Pokud navíc projde flexinovela zákoníku práce, která mění běh a délku některých výpovědních dob, byl by to pak pro zaměstnavatele ještě větší problém. (Pokud jsou ve smlouvě zbytečně přepsané notifikační doby z aktuálního zákoníku práce, nebude možné nová výhodnější pravidla snadno použít a bude se muset uzavřít nová smlouva, nebo dodatek k té staré).

Tipy od právníka

Spousta věcí ze zákoníku práce do pracovní smlouvy vůbec nepatří (např. rozvrh pracovní doby nebo základní povinnosti zaměstnanců). Pracovní smlouvu to zbytečně prodlužuje, aniž by tyto údaje či pravidla měly ve smlouvě jakýkoliv právní význam – platí totiž „automaticky“ už na základě zákoníku.

Zaměřte se na údaje ze zákoníku, které opravdu můžete upravit ve svůj prospěch, jakožto zaměstnavatele (např. souhlas s vysíláním na pracovní cesty, souhlas s přesčasy, souhlas s držením pohotovostí apod.).

Nepřepisujte zběsile zákoník práce.

A pokud vaši zaměstnanci tvoří autorská díla, nezapomeňte ve smlouvě na úpravu zaměstnaneckých autorských děl (i když už samotný autorský zákon práce v tomto ohledu nabízí zaměstnavatelům dobrou pozici).

Vzor pracovní smlouvy zdarma ke stažení

Vědět, co do smlouvy (ne)patří je sice důležité, ale celý proces může být ještě o hodně jednodušší. Proč se trápit tvořením smlouvy od nuly, když si můžete stáhnout vzor smlouvy, upravit si ho přesně pro potřeby vaší firmy a voilá, můžete podepisovat. 😉 Máme pro vás navíc i vzor informačního dokumentu, kterým budete zaměstnance informovat o obsahu pracovního poměru. 👇

Vzor pracovní smlouvy Vzor informačního dokumentu

---

Související články v Almanachu

• Povinnosti zaměstnavatele
• Jak sehnat dobré zaměstnance?
• Efektivní výběrové řízení
• Co je mzda a jak se počítá?