Jak správně ukončit pracovní poměr

Propouštění zaměstnanců může být samo o sobě stresující. Proto jsme se rozhodli vám to trošku zjednodušit. Shrnuli jsme pro vás to nejdůležitější a celým procesem ukončení pracovního poměru vás provedeme. 👇

Obsah článku

• 3 kroky k ukončení pracovního poměru
  • 1. Připravte si podklady
  • 2. Promluvte si se zaměstnancem
  • 3. Nezapomeňte na administrativu
• Jakými způsoby můžu pracovní poměr se zaměstnancem ukončit?
  • Dohoda
  • Výpověď ze strany zaměstnavatele
  • Okamžité zrušení pracovního poměru
  • Uplynutí smlouvy na dobu určitou
  • Výpověď ve zkušební době
• Co dělat po ukončení pracovního poměru
  • Interní procesy
  • Směrem k zaměstnanci
• Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout
  • 1. Nedodržení zákonných postupů
  • 2. Nejasná komunikace se zaměstnancem
  • 3. Opomenutí administrativních povinností
• Příklady: Mám právo zaměstnance propustit?
  • Příklad č. 1
  • Příklad č. 2
  • Příklad č. 3
  • Příklad č. 4
  •  Příklad č. 5
• Související články v Almanachu

3 kroky k ukončení pracovního poměru

Podnikání je plné výzev a ukončení spolupráce se zaměstnanci a následný „offboarding“ je jednou z nich. Chystáte se poprvé propustit jednoho ze svých zaměstnanců a nevíte, jak to zvládnout bez problémů a s grácií? Držte se těchto 3 základních kroků.

1. Připravte si podklady

Před ukončením pracovního poměru si musíte být jistí, že máte vše nachystáno. Aby byla výpověď platná, musí být vždy písemná. Zároveň myslete na to, že budete potřebovat důkaz o tom, že zaměstnanec výpověď opravdu obdržel – např. při osobním předání si nechte podepsat potvrzení o převzetí. Jak jinak předat výpověď?

• Doporučený dopis s dodejkou – dodejka slouží jako důkaz o doručení
• E-mail – musíte mít nastavené potvrzení o přečtení nebo od zaměstnance vyžadovat odpověď
• Datová schránka

Abyste se vyhnuli právním tahanicím, musíte dodržet pravidla podle toho, jakým způsobem k ukončení poměru dochází (dohodou, ze strany zaměstnavatele, uplynutím smlouvy na dobu určitou, nebo výpovědí ve zkušební době). Pokud například výpověď dáváte zaměstnanci vy, musíte vždy jasně specifikovat její důvod, který musí odpovídat zákoníku práce (organizační změny, porušení povinností zaměstnance apod.).

2. Promluvte si se zaměstnancem

Teď ta nepříjemná část – rozhovor se zaměstnancem. Myslete na to, že pro zaměstnance je to pravděpodobně ještě nepříjemnější než pro vás. Snažte se proto rozhovor vést citlivě a profesionálně. Jasně vysvětlete důvody výpovědi a seznamte zaměstnance s dalšími kroky. Transparentnost je v tomto případě na místě – chcete, aby zaměstnanec věděl, co bude následovat, a aby pochopil, jak fungují např. odstupné a výpovědní lhůta.

3. Nezapomeňte na administrativu

Teď už zbývá jen vyřešit veškerou administrativu. Vystavte zaměstnanci zápočtový list (potvrzení o zaměstnání), který bude potřebovat pro úřad práce nebo pro dalšího zaměstnavatele. Ujistěte se, že zaměstnanec dostane všechno, na co má nárok – mzdu, odstupné, náhradu za nevyčerpanou dovolenou atd.

Kde bude potřeba, připravte zaměstnanci i potvrzení o zdanitelných příjmech. Nakonec od zaměstnance nezapomeňte převzít majetek firmy (např. klíče, pracovní pomůcky a zařízení) a zrušit přístupové údaje do vašich systémů.

Jakými způsoby můžu pracovní poměr se zaměstnancem ukončit?

Existuje několik možností, jak pracovní poměr ukončit. Každý z nich však má svá specifika a pravidla, která musíte dodržet. Pojďme si je přiblížit.

Dohoda

Nejlepší a nejjednodušší cestou pro všechny zúčastněné je ukončení pracovního poměru vzájemnou dohodou. Se zaměstnancem se domluvíte na podmínkách a datu ukončení spolupráce. Často je to nejvýhodnější způsob, protože je flexibilní a (pokud obě strany souhlasí) nemusíte dodržet výpovědní lhůtu apod. I dohoda ale musí být vždy písemná a musí obsahovat všechny důležité náležitosti (datum ukončení, případné odstupné atd.).

Výpověď ze strany zaměstnavatele

Na rozdíl od dohody je výpověď ze strany zaměstnavatele jednostranná a zaměstnanec se o ní dozví až od vás. Výpověď zaměstnanci můžete dát jen z důvodů, které najdete v zákoníku práce (přípustné důvody jsou např. organizační změny nebo závažné porušení pracovních povinností). U výpovědi z vaší strany musíte dodržet výpovědní lhůtu, která je nejméně 2 měsíce. A kde je to relevantní (např. při rušení pozice zaměstnance), musíte také nabídnout odstupné. Jaké jsou nejčastější důvody výpovědi?

• Nadbytečnost zaměstnance: Rozhodnete se zrušit oddělení marketingu kvůli snížení rozpočtu. Zaměstnance z marketingu tak už nepotřebujete a jsou nadbyteční – dáte jim výpověď s nárokem na odstupné.
• Zdravotní nezpůsobilost: Např. když se zaměstnanec stavební firmy zraní a nemůže dále vykonávat fyzickou práci. Zároveň má lékařský posudek, který potvrzuje jeho dlouhodobou zdravotní nezpůsobilost. V takovém případě mu jako zaměstnavatel můžete ukončit pracovní poměr.
• Nesplňování předpokladů (požadavků): Řidič autobusu hromadné dopravy přijde o řidičák kvůli dopravnímu přestupku. Dáte mu výpověď, protože bez řidičáku nemůže vykonávat svoji práci.
• Porušení povinností: Zaměstnanec opakovaně porušuje bezpečnostní předpisy ve skladu. Ohrožuje tak nejen sebe, ale i své kolegy. Po několika upozorněních mu můžete dát výpověď za soustavné porušování povinností.

Okamžité zrušení pracovního poměru

Tzv. „z hodiny na hodinu“ můžete někoho vyhodit jen v krajních situacích, například pokud zaměstnanec hrubě porušil své pracovní povinnosti (krádež, závažné porušení právních předpisů, opakované neomluvené absence apod.). Neoprávněné okamžité zrušení pracovního poměru je nejčastějším důvodem soudních sporů. Proto se se ujistěte, že máte důkazy o provinění na straně zaměstnance a výpověď zaměstnanci oznamte ihned poté, co se o důvodu dozvíte.

Uplynutí smlouvy na dobu určitou

Má váš zaměstnanec smlouvu na dobu určitou (např. 1 rok) a neplánujete mu ji prodloužit? Pak jeho pracovní poměr automaticky skončí uplynutím sjednané doby. Se zaměstnancem však nejprve proberte, proč smlouvu neprodlužujete a ujistěte se, že zaměstnanec vše chápe. Nikdo pak nemusí dávat ani podávat výpověď, nebo uzavírat dohodu o ukončení poměru. Zaměstnanec další den jednoduše nepřijde do práce.

Výpověď ve zkušební době

Už ze slova „zkušební” je jasné, že se jedná o jakousi zkoušku zaměstnance i zaměstnavatele, aby zjistili, jestli jim práce vyhovuje a jestli budou obě strany spokojené. Výpověď můžete zaměstnanci ve zkušební době dát kdykoliv (písemně) a bez udání důvodu. Ani tady nemusíte dodržet výpovědní lhůtu a pracovní poměr tak končí buď datem, kdy výpověď zaměstnanci předáte, nebo datem uvedeným ve výpovědi.

Co dělat po ukončení pracovního poměru

Ukončením pracovního poměru to nekončí, a vy tak musíte dořešit ještě několik klíčových kroků, abyste měli jistotu, že vše proběhlo v pořádku.

Interní procesy

• Informujte zbytek týmu: O odchodu zaměstnance musíte informovat i ostatní členy týmu. Buďte transparentní a pokud možno, vysvětlete okolnosti odchodu. Zabráníte tím šíření fám a tým bude klidnější.
• Předání práce: Musíte zajistit, že všechny rozjeté úkoly a projekty předáte kolegům nebo novému zaměstnanci, aby vám zbytečně nestála práce.
• Vrácení firemního vybavení: Ujistěte se, že vám zaměstnanec vrátil veškeré vybavení, jako jsou telefony, notebooky, klíče a další firemní věci.
• Deaktivace přístupů: Zabezpečte systémy a deaktivujte všechny přístupové údaje zaměstnance, ať předejdete případnému zneužití citlivých dat.

Směrem k zaměstnanci

• Rozloučení na pozitivní notě: Poděkujte zaměstnanci za jeho práci a pokud to jde, veďte rozloučení v pozitivním duchu (podle situace).
• Doporučení: Pokud jste byli s prací dotyčného spokojení, můžete mu nabídnout doporučení pro další pracovní příležitosti.
• Udržování kontaktu: Zkuste zachovat profesionální vztah, který může v budoucnu být prospěšný oběma stranám (doporučení, specifické schopnosti, známosti apod.)

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout

Ukončení pracovního poměru je sice vcelku přímočarý proces, přesto ale můžete udělat několik chyb, které se vám nemusí vyplatit. Mrkněte na ty nejčastější a přečtěte si, jak se jim vyhnout.

1. Nedodržení zákonných postupů

Zákon je zákon a jeho nedodržení logicky povede k právním důsledkům. Proto si dejte pozor a vždy postupujte podle zákoníku práce. Základem je:

• Před podáním výpovědi si ověřit, že váš důvod odpovídá těm, které uvádí zákoník práce.
• Výpověď vždy sepsat písemně a jasně specifikovat všechny důležité informace a důvody výpovědi.
• Nechat dokumenty zkontrolovat právníkem (nebo alespoň HR specialistou), který s tím má více zkušeností.

2. Nejasná komunikace se zaměstnancem

Nejasná nebo nedostatečná komunikace se zaměstnancem může vést k frustraci a zbytečným nedorozuměním. Zaměstnanec by měl přesně vědět, proč jeho pracovní poměr ukončujete a co ho čeká dál. Jak toho docílit?

• Mějte všechny informace připravené a udělejte si v nich napřed sami jasno.
• Věnujte čas osobnímu rozhovoru se zaměstnancem. Vysvětlete mu důvody ukončení pracovního poměru a zodpovězte všechny jeho otázky.
• Buďte empatičtí a profesionální.

3. Opomenutí administrativních povinností

Administrativa po ukončení pracovního poměru je klíčová. Bez ní může dojít k problémům nejen pro zaměstnance, ale i pro vás. Na co nezapomenout?

• Okamžitě deaktivujte přístupy zaměstnance do všech systémů.
• Sepište si seznam úkolů, které v rámci ukončení pracovního poměru musíte udělat (vystavit zápočtový list, potvrzení o zdanitelných příjmech apod.). Pak ho jednoduše následujte a odškrtávejte si, co je hotové.
• Nastavte interní procesy tak, aby byl každý krok jasně definovaný – musíte například vědět, kdo vystavuje dokumenty, kdo kontroluje vrácení majetku apod.

Příklady: Mám právo zaměstnance propustit?

Příklad č. 1

Přistihli jste Janu při krádeži firemního majetku – odnášela si z kanceláře monitor a chtěla ho prodat na internetu.

Příklad č. 2

Honza opakovaně chodí pozdě do práce a narušuje tak chod týmu ve skladu. Během posledních šesti měsíců jste ho na to už dvakrát písemně i osobně upozornili, ale nic se nezměnilo.

Příklad č. 3

Petr pracuje ve vaší firmě jako technik. Je mu 58 let a vy máte pocit, že kvůli svému věku už není dostatečně výkonný a flexibilní a vám by se hodil někdo mladší. Petr však své pracovní povinnosti plní bez jakýchkoliv problémů.

Příklad č. 4

Vaše továrna na výrobu kovových součástek má momentálně málo zakázek a příliš vysoké náklady. Proto musíte propustit 50 zaměstnanců.

 Příklad č. 5

Administrativní asistentka Anna vám oznámila, že je těhotná. Vaše firma zrovna prochází reorganizací a vy zvažujete zrušení některých administrativních pozic (včetně pozice administrativní asistentky) – Anna by si podle vás navíc mohla „odpočinout před mateřskou“.

---

Související články v Almanachu

• Jak napsat smlouvu o mlčenlivosti
• Jak sehnat právníka
• Povinnosti zaměstnavatele
• Jak sehnat dobré zaměstnance?