Jak zaměstnávat lidi: povinnosti zaměstnavatele

HR a lidé

Rozjíždí se vám podnikání a chystáte se najmout zaměstnance? A jste si jistí, že znáte všechny povinnosti, které s tím přicházejí? Přečtěte si, co musí splňovat pracovní podmínky, co a jak musí vaši zaměstnanci dostat zaplaceno nebo třeba jak je to s dovolenou.

Obsah článku

5 kroků, které jako nový šéf musíte zvládnout

Nová role, nové výzvy. Rozhodli jste se najmout svoje první zaměstnance? Gratulujeme. Aby vše šlapalo jako hodinky, připravili jsme si pro vás 5 základních kroků, které vás těmito začátky provedou.

1. Mzda

Jak budete vyplácet mzdy – hotově, nebo převodem na účet? Co termín výplat? Ať zaměstnanci přesně vědí, kdy mají peníze očekávat (nejlépe každý měsíc ve stejný den). A nezapomeňte vystavovat výplatní pásky. V případě většího počtu zaměstnanců se vám může vyplatit vyzkoušet nějaký mzdový software, např. Money S3, který si můžete otestovat zdarma.

2. Uzavřete pracovní smlouvu

Nemáte po ruce odborníka, který by vám smlouvu vypracoval? Můžete si z internetu stáhnout vzor smlouvy a přizpůsobit ho vašim potřebám. Myslete na všechny náležitosti, jako jsou název pozice, pracovní doba, místo výkonu práce, výše mzdy, délka dovolené, zkušební doba apod. A nezapomeňte, že vy i zaměstnanec musíte smlouvu podepsat.

3. Přihlaste zaměstnance na OSSZ a zdravotní pojišťovnu

Nástup každého zaměstnance musíte do 8 dnů nahlásit na OSSZ a zdravotní pojišťovnu. OSSZ dáte o novém zaměstnanci vědět pomocí tohoto formuláře. Každá pojišťovna k tomu má také svůj formulář. Zvládnete to dřív, než řeknete „byrokracie“. 💪

4. Zaveďte evidenci pracovní doby

Domluvte se se zaměstnancem, jak budete pracovní dobu evidovat. Používáte docházkový systém či aplikaci (např. Sloneek), nebo si bude každý jednoduše zapisuje příchody a odchody do tabulky v Excelu? Myslete na dodržování zákonných požadavků na přestávky.

5. Zajistěte bezpečnost práce (BOZP)

Seznamte zaměstnance s bezpečnostními pravidly a vybavte je (pokud potřeba) ochrannými prostředky. Tenhle tahák k BOZP vám pomůže vše včas podchytit.

První kroky pro nové zaměstnavatele.

Jaké jsou další povinnosti zaměstnavatele?

To nejdůležitější už jste zmákli, ale vyplatí se mít přehled i o ostatních povinnostech. Jako zaměstnavatel totiž nesete odpovědnost nejen za chod své firmy, ale i za své zaměstnance. Neděste se, stačí dodržovat několik základních pravidel a budete v suchu. Všechna pravidla jsou totiž shrnuta v zákoníku práce a částečně v zákonu o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci. Abyste nemuseli po večerech pročítat zákony, prošli jsme je za vás a udělali z nich přehledný souhrn. 👇

Dodržováním svých povinností jako zaměstnavatel investujete do spokojenosti zaměstnanců a úspěšnosti firmy.

Jak na administrativu směrem ke státu

Mít zaměstnance je super, ale nese to s sebou i trochu papírování. Nástup zaměstnance na OSSZ a pojišťovnu už jste oznámili. Stejným způsobem pak musíte ohlásit, pokud zaměstnanec odejde nebo například změní pojišťovnu. Co dalšího musíte zařídit, aby bylo vše v pořádku a vy jste mohli být v klidu?

Daň z příjmů

Jako zaměstnavatel vybíráte od zaměstnanců daň z příjmů a strháváte ji z jejich měsíční mzdy (mrkněte, jak se mzda počítá). Vaší povinností je pak tuto daň odvádět do státního rozpočtu (odvádíte zálohy na daň). Proto si musíte vést záznamy o všech zdanitelných příjmech všech zaměstnanců. Při ročním zúčtování daně pak za zaměstnance podáte daňové přiznání. Zaměstnanci mají právo také na slevy na dani, které musíte při podávání přiznání vzít v potaz.

Tip: Pokud si nevíte rady nebo si nejste jistí, že všemu správně rozumíte – nebojte se říct si o pomoc a propojte se s účetním nebo daňovým poradcem.

Sociální a zdravotní pojištění

V placení sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců budete hrát klíčovou roli. Jednou z vašich nejdůležitějších povinností bude totiž odvádět toto pojistné za ně. Sociální pojištění placené zaměstnavatelem je 25 % a zdravotní pojištění je 9 % hrubé mzdy zaměstnance. K výpočtu přesných částek můžete pro rok 2025 použít tuto online kalkulačku.

💵 Jak často a jak mám pojistné platit?

Kdy? Pojistné za zaměstnance musíte platit jednou měsíčně (do 20. dne následujícího měsíce). Například za leden musíte pojistné odvést do 20. února.

Jak? Každé pojistné pošlete převodem zvlášť na účet zdravotní pojišťovny a na účet správy sociální zabezpečení. Číslo účtu pojišťovny pro zaslání zdravotního pojištění si musíte zjistit u každé pojišťovny zvlášť. Pro zaslání sociálního pojištění si musíte najít účet příslušné OSSZ přímo na jejich stránkách.

Evidenční list důchodového pojištění

Nezapomeňte také vést evidenční list každého zaměstnance. Je to spis každého zaměstnance, který obsahuje údaje pro účely důchodového pojištění – délka zaměstnání, výše příjmu, výše pojištění apod. Na konci každého roku ho předložíte k evidenci na ČSSZ a předáte ho také zaměstnancům jako důkaz odpracované doby pro účely vyplácení důchodu.

👵 Jak mám evidenční list vyplnit a kam ho mám poslat?

Kdy? Evidenční list odevzdáte na konci roku, tedy jednou ročně – do konce ledna následujícího roku.

Jak? Evidenční list vyplníte elektronicky pomocí přehledného formuláře na ePortálu ČSSZ. To se hodí, protože ho můžete rovnou i elektronicky odevzdat.

Povinnosti zaměstnavatele vůči státu.

Jak se (ne)chovat k zaměstnancům?

Zákoník práce myslí hlavně na ochranu zaměstnanců a vyplývají z toho jasná pravidla, kterými se musíte řídit. 👇

Odměna za práci

Že musíte zaměstnancům platit, asi víte. Víte ale, jak a kolik? Musíte dodržet pravidla o minimální mzdě, která se každý rok mění. S každou výplatou musí zaměstnanci dostat i výplatní pásku, kde najdou přehled o všech složkách mzdy (vyplácíte také třeba odměny, příplatky za noční směny, přesčasy nebo práci o svátcích apod.).

Pracovní doba a přestávky

Mějte přehled o tom, kdo a jak dlouho pracuje. Zaměstnanci můžou pracovat jen tak dlouho, aby zároveň měli dostatek času na odpočinek a regeneraci. Obecně by průměrná týdenní pracovní doba neměla překročit 40 hodin – jsou výjimky (např. přesčasy a další specifické situace), které můžete sepsat do pracovní smlouvy. Podle délky pracovní doby si zaměstnanec může dávat přestávky, a to nejdéle po 6 hodinách práce a pauza musí mít aspoň 30 minut. Mladiství si můžou oddychnout už po 4,5 hodinách práce.

🧑‍✈️ Příklad z praxe: Zaměstnáváte člověka na noční ostrahu prodejny. Ostraha pracuje od 22:00 do 6:00. Podle zákoníků práce má přes noc právo aspoň na jednu přestávku a kolem 2. hodiny ráno si dopřeje malou svačinku. Pokud to tedy není nutné nebo jasně zmíněné ve smlouvě, nemusí na přestávku čekat celých 6 hodin.

Rovné zacházení a předcházení diskriminaci

Nadpis mluví za vše. Znamená to, že ke všem zaměstnancům musíte přistupovat stejně. Jednoduše řečeno: nesmíte nikoho znevýhodňovat (ale ani zvýhodňovat) kvůli jejich pohlaví, rase (národnosti, etnicitě), náboženství, věku, zdravotnímu stavu nebo náboženství.

Aktuální

Podle nové směrnice EU v Česku vznikl Akční plán rovnoměrného odměňování žen a mužů, podle kterého musí do roku 2026 klesnout také rozdíl ve výši odměn za práci žen a mužů.

Dovolená

Zaměstnancům musíte dovolit aspoň 4 týdny dovolené za rok. Ve většině případů to bude fungovat tak, že si zaměstnanec zažádá o dovolenou a vy mu ji schválíte. Může se stát, že budete muset zakročit, abyste měli na pracovišti dostatečný počet zaměstnanců pro chod provozu. Pokud to ale aspoň trošku jde, měli byste respektovat termín, který se zaměstnanci víc hodí.

🌴 Věděli jste, že...

... v Česku hned několik firem nabízí svým zaměstnancům neomezenou dovolenou? Jsou to třeba Rohlík.cz a Seyfor nebo Avast. A funguje to! Samozřejmě s podmínkou, že máte před dovolenou vše splněno.

Překážky na straně zaměstnavatele

Překážky jsou situace, kdy pro zaměstnance nemáte práci, a ti tak v pracovní době nemají co dělat. Může to být třeba kvůli nedostatku zakázek nebo surovin, výluky poskytovatele služeb nebo kvůli technickým problémům. Zaměstnancům musíte vždy nahradit mzdu, o kterou tak přijdou. Částka náhrady se řídí zákoníkem práce a závisí to na každé konkrétní situaci.

💰 Příklad z praxe: Vlastníte továrnu na výrobu autosoučástek, ale nemáte dostatek zakázek, a vaši zaměstnanci tak pracují jen 4 místo 8 hodin denně. Jedná se o tzv. částečnou nezaměstnanost a zaměstnancům musíte vyplatit aspoň 60 % ze mzdy. Když ale zaměstnanci nemůžou pracovat vůbec, např. kvůli technické kontrole všech strojů – musíte jim vyplatit 100% náhradu mzdy.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

Jako zaměstnavatel zodpovídáte za bezpečné pracovní podmínky na pracovišti. Tím se zabývá BOZP. Vyhodnoťte rizika, zaveďte preventivní opatření, zajistěte bezpečné prostředí a veďte dokumentaci o všem, co pro bezpečnost děláte. Nejméně jednou za rok vše zkontrolujte (prověrka bezpečnosti). Nezapomeňte na pojištění odpovědnosti.

Ukončení pracovního poměru

Pracovní poměr může skončit několika způsoby, buď dohodou, nebo jednostranně – zaměstnancem, nebo vámi. Pokud to budete vy, můžete tak podle zákona udělat jen z několika málo důvodů – například pokud rušíte či přemisťujete podnikání nebo jeho část. Nejčastějšími (legitimními) důvody jsou nadbytečnost, hrubé porušení pracovní disciplíny nebo dlouhodobá pracovní neschopnost.

👎 Dejte si pozor: Při případných „vyhazovech“ opravdu dodržujte pravidla. Jejich porušení se vám může pořádně prodražit. Např. chrudimská nemocnice v roce 2010 propustila primáře kvůli nátlaku ze strany podřízených, kteří sami hrozili výpovědí. Primář se pak proti neoprávněné výpovědi odvolal k soudu. Nemocnice primáři nakonec musela vyplatit skoro 11 milionů korun za ušlou mzdu po celou dobu trvání soudního sporu.

Informování o změnách

Zaměstnancům musíte hlásit každou změnu, která je nějak ovlivní. Musíte jim dát vědět např o změně výše mzdy, změně pracovní doby, stěhování kanceláří, změně náplně práce apod. Komunikovat byste to měli vždy nejlépe písemně, abyste případně měli důkaz, že zaměstnanec o změnách věděl.

Povinnosti zaměstnavatele vůči zaměstnancům.

Co dělat při ukončení pracovního poměru?

Když zaměstnanec opouští společnost, ať už je to z jakéhokoliv důvodu, musíte se postarat hned o několik věcí. Zaměstnancům musíte dát všechny potřebné dokumenty, oznámit na úřady, že u vás zaměstnanec už nepracuje a vyrovnat všechno, co zaměstnanci případně dlužíte.

1. Předejte zaměstnanci všechny potřebné dokumenty

2. Oznamte ukončení pracovního poměru na úřady

Jako zaměstnavatel máte při ukončení pracovního poměru (stejně jako při nástupu do zaměstnání) ohlašovací povinnost a musíte oznámit ukončení pracovního poměru (stejně jako každou jinou změnu) na zdravotní pojišťovnu zaměstnance a ČSSZ. Na ČSSZ zároveň s oznámením zašlete evidenční list zaměstnance.

3. Vyrovnejte všechny „dluhy“

Pokud zaměstnanci něco dlužíte, teď je čas mu vše „splatit“. Ať už jde o výplatu mzdy, nebo proplacení nevybrané dovolené, na kterou má nárok, musíte se s ním finančně vyrovnat. Pokud naopak má zaměstnanec u sebe třeba firemní počítač nebo telefon, domluvte se na podmínkách vrácení.

Kde mám hledat informace? (další zdroje)

Pozor

Legislativa se neustále mění. Vždy si ověřte aktuální znění a platnost všech dostupných informací.

Může na mě přijít kontrola z inspekce práce?

Podnikat a nezbláznit se ze všech pravidel a výzev je někdy oříšek. Kontrola z inspekce práce je možná jedním z těch strašáků, kteří vám nedají spát. A jednoduchá odpověď zní: ano, kontrola přijít může. Návštěvu z inspekce práce totiž můžete čekat i v případě, že máte jen jediného zaměstnance. Zkuste se na případnou kontrolu připravit dopředu, ať víte, co čekat. Naštěstí pro vás tohle téma podrobně rozebíráme v robotím rádci.

Související články v Almanachu

Nastartujte své podnikání s robotem

Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.

Zjistit víc

Prohledat Almanach

Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.