Onboarding není jen uvítání nového zaměstnance – je to proces, který rozhodne o tom, jak rychle se nováček adaptuje a stane se užitečným členem vašeho týmu. Jak správně onboarding nastavit? 👇

Obsah článku

• Na co při nástupu nováčků nesmím zapomenout?
  • 1. Splňte všechny povinnosti zaměstnavatele
  • 2. Připravte se na onboarding zaměstnance
  • 3. Pusťte se do onboardingu
• Jak onboarding strukturovat?
  • Příprava před prvním dnem (pre-onboarding)
  • První den
  • První týdny
  • První měsíce
• Kdy onboarding končí?
  • Co dělat, když onboarding nefunguje?
• Tip od nás: Personalizujte onboarding
• Příklad: Jak může vypadat onboardingový plán
• Související články v Almanachu

Na co při nástupu nováčků nesmím zapomenout?

Onboarding vám pomůže začlenit nového zaměstnance do firmy, od seznámení s jeho povinnostmi, přes firemní kulturu, seznámení s týmem až po nudnou administrativu. Onboarding začíná ještě před nástupem zaměstnance (pre-onboarding) a trvá několik týdnů až měsíců – zkrátka tak dlouho, dokud zaměstnanec není zcela samostatným a plnohodnotným členem týmu. Jak na to?

1. Splňte všechny povinnosti zaměstnavatele

Při nástupu nového zaměstnance máte jako zaměstnavatel zákonné povinnosti, které musíte splnit. Jaké to jsou?

• Přihlášení zaměstnance na zdravotní pojišťovnu, ČSSZ a Úřad práce (v případě, že zaměstnáváte cizince apod.)
• Uzavření smlouvy
• Školení BOZP
• Podepsání prohlášení poplatníka z daně (tzv. růžový formulář) zaměstnancem

2. Připravte se na onboarding zaměstnance

Ještě než nový zaměstnanec nastoupí, zajistěte si vše potřebné pro hladký start. Připravte pracovní vybavení (počítač, telefon, přístupové údaje do systémů atd.) Zkontrolujte, jestli zaměstnanec obdržel všechny důležité dokumenty (pracovní smlouvu, interní směrnice atd.) Nezapomeňte si vytvořit onboardingový plán – co bude zaměstnanec kdy dělat.

3. Pusťte se do onboardingu

Cílem onboardingu je nováčkům co nejvíce zjednodušit nástup do nové práce, co nejlépe je integrovat do týmu a pomoci jim osvojit si novou roli, aby mohli začít co nejdříve efektivně plnit své úkoly. Seznamte nováčka s firmou a s týmem. a představte mu firemní kulturu, hodnoty a strategii. Nakonec mu vysvětlete pracovní procesy a společně nastavte cíle a očekávání. A je to, nový kolega se může pustit do práce. 💪

Jak onboarding strukturovat?

Aby onboarding k něčemu byl a váš nový zaměstnanec opravdu získal všechny potřebné informace, adaptoval se v novém prostředí a začal se cítit dobře v novém kolektivu, musíte onboarding dobře strukturovat. Co se bude dít první den? Co první týden? A co v prvních pár měsících?

Příprava před prvním dnem (pre-onboarding)

Příprava na nástup nováčka pro vás začíná už tím, že se na nástupu domluvíte. Co dál?

• Pošlete uvítací e-mail: Shrňte základní informace jako jsou datum nástupu, místo výkonu práce, případný „dresscode“ a další praktické detaily pro první den (kde zazvonit, jak se dostat do kanceláří apod.). Přidejte do mailu i kontakt na HR nebo přímo na vás, aby se mohl zaměstnanec případně doptat. A ukažte, že se na ně těšíte! 😊
• Připravte pracovní místo: Nováčkovi připravte všechno, co bude potřebovat – počítač, telefon, přístupové údaje do systémů, vstupní karty a klíče. Bude potřebovat i blok na poznámky a tužku? Nebo pro něj dokonce máte uvítací balíček? Všechno to hezky připravte přímo na jeho pracovní stůl.
• Informujte tým: Nezapomeňte o příchodu nového kolegy informovat zbytek týmu. Sdílejte s nimi aspoň jeho jméno, roli a stručný popis jeho náplně práce.

První den

Nechcete, aby vám nový zaměstnanec hned po prvním dni utekl – zkuste udělat co nejlepší dojem a buďte připravení.

• Uvítací schůzka: Přivítejte zaměstnance v nové práci (vy sami nebo třeba HR) a krátce představte firmu – její historii, hodnoty a vize. To vše už by nováček měl ideálně vědět, ale zopakováním ničemu neuškodíte.
• Seznámení s týmem: Představte zaměstnance jeho kolegům – zkuste to stručně shrnout tak, aby si zapamatoval alespoň pro něj klíčové lidi, jejich roli a jak s nimi bude spolupracovat. Pozvěte zaměstnance hned první den na společný oběd nebo alespoň neformální týmové „kafe“ do kuchyňky, ať trošku prolomíte ledy.
• Školení: Nezapomeňte na základní školení BOZP a seznamte zaměstnance s interními směrnicemi.
• Prohlídka pracoviště: Ukažte mu kanceláře, kuchyňku, tiskárnu atd.
• Předání pracovního vybavení: Předejte zaměstnanci vybavení, které bude ke své práci potřebovat – např. počítač, telefon nebo telefon. Nezapomeňte na přístupové údaje do systémů, se kterými bude zaměstnanec pracovat.

První týdny

Během prvních týdnů by se měl zaměstnanec postupně začít orientovat v pracovních procesech a seznamovat se s používanými nástroji a svou rolí v týmu.

• Proškolení v procesech a používání nástrojů: Zaměstnanec by se měl pomalu učit pracovat s nástroji, které bude denně používat (např. CRM systém, intranet, Slack, Teams, Excel apod.). Zároveň se musí postupně seznámit s interními procesy – jak bude zadávat (a přijímat) úkoly, reportovat výsledky nebo komunikovat různé změny či problémy.
• Pravidelná komunikace s manažerem: Alespoň ze začátku si se zaměstnancem naplánujte týdenní schůzku, kde proberete jeho dosavadní pokrok a zodpovíte případné otázky. Postupně můžete více do hloubky probírat i to, co je cílem jeho práce a jak bude tato práce hodnocena.
• Zahrnutí do týmových plánů: Pozvěte zaměstnance na pravidelné porady nebo projektové schůzky, na kterých by neměl chybět. Postupně ho můžete začít zapojovat do běžných pracovních úkolů a dovysvětlovat souvislosti.
• Shadowing (stínování): Zvlášť v prvních týdnech se může nováčkovi hodit, když bude sledovat zkušenější kolegy při práci. Může se tak hned ptát na nejasnosti a lépe pochopí kontext a požadavky na práci.

První měsíce

Po pár měsících by měl být nový zaměstnanec plně začleněn do týmu i pracovních procesů a mít jasně definované cíle. Zkrátka by měl přesně vědět, co a jak má dělat.

• Nastavení cílů: Nastavte si společně se zaměstnancem krátkodobé i dlouhodobé cíle (např. dokončení určitého projektu nebo osvojení konkrétních dovedností).
• Zpětná vazba: Pravidelně hodnoťte pokrok zaměstnance. Řekněte, co se daří a kde je naopak prostor pro zlepšení. Doptávejte se, jestli zaměstnanec potřebuje ještě v něčem podpořit – třeba další školení nebo mentoring.
• Podpora samostatnosti: Postupně na zaměstnance delegujte více odpovědnosti, aby získal větší autonomii a byl schopen nejen pracovat sám, ale také přicházet s vlastními návrhy na vylepšení nebo inovace – poskytněte mu prostor pro vlastní iniciativu.

Kdy onboarding končí?

Obecně může onboarding trvat několik týdnů nebo měsíců. Jeho konec jde často ruku v ruce se zkušební dobou – může se to ale lišit v závislosti na komplexitě role nebo třeba specifických požadavcích pro danou pozici či vaši firmu. Jak ale poznáte, že byl onboarding úspěšný a nováček v týmu svoji práci opravdu zvládne?

✅ Byl onboarding úspěšný?

• Zaměstnanec je samostatný a dokáže plnit úkoly bez větší nutnosti vedení
• Nováček se snadno integroval do týmu, zapojil se do týmové dynamiky, komunikuje s kolegy a aktivně přispívá k týmovým cílům
• Zaměstnanec přijal hodnoty firmy a porozuměl firemní kultuře
• Dokáže plnit úkoly a dosahovat stanovených cílů

❌ Jak poznám, že zaměstnanec nezapadl?

• Není dostatečně motivovaný a neprojevuje zájem o práci
• Nezapojil se do týmové spolupráce nebo má problémy s komunikací a časté konflikty s kolegy
• I po delší tobě má potíže chápat pracovní procesy nebo firemní kulturu a není schopen se adaptovat
• Nedosahuje cílů a opakovaně neplní stanovené úkoly

Co dělat, když onboarding nefunguje?

Stát se to může. Novému zaměstnanci nemusí úplně sednout zbytek týmu nebo dokonce náplň práce. Jak ale takovou situaci řešit?

1. Zjistěte příčinu problému – Otevřeně si se zaměstnancem promluvte a zjistěte, kde nastal problém a jestli je z jeho strany zájem na tom dále pracovat (možná potřebuje více podpory nebo další školení).
2. Zrevidujte onboarding – Mrkněte, jestli byl onboarding a celý proces dobře a dostatečně strukturovaný a nováček dostal všechny potřebné informace a podporu.
3. Domluvte se o dalším postupu – Pokud máte pocit, že se situace nelepší a ani po intenzivní podpoře nedochází ke zlepšení, může být nejlepším řešením ukončiení spolupráce.

Tip od nás: Personalizujte onboarding

Každý zaměstnanec k vám přichází s jinými zkušenostmi, očekáváními a potřebami. Pokud proces onboardingu zkusíte alespoň trošku přizpůsobit každému z nich, půjde vše snadněji a rychleji. Jak na to?

1. Zohledněte roli a zkušenosti – Juniorní zaměstnanci budou nejspíš potřebovat více vedení, podrobnější školení a mentoring. Seniornější zaměstnanci naopak asi už od začátku ocení větší autonomii a rychlé zapojení do projektů a pokud to jde, možnost přicházet s vlastními nápady.
2. Stanovte individuální cíle – S každým nováčkem si sedněte a nastavte realistické cíle s ohledem na jeho roli a dovednosti. Vezměte v potaz také to, kam chce ve svojí kariéře směřovat, a vytvořte podle toho plán, který ho bude motivovat.
3. Přizpůsobte onboarding různým stylům učení – Někdo preferuje praktická školení, zatímco jiní se lépe učí prostřednictvím e-learningu nebo samostudia. Připravte všechny varianty a nabídněte zaměstnancům různé formy školení podle jejich preference.

Příklad: Jak může vypadat onboardingový plán

Do firmy jste přijali nového marketingového specialistu a připravili jste pro něj onboarding tak, aby rychle pochopil svou roli a zapojil se do týmu a práce. Jak takový plán může vypadat a co může zaměstnanec očekávat?

---

Související články v Almanachu

• Povinnosti zaměstnavatele
• Jak sehnat dobré zaměstnance?
• Jak napsat pracovní smlouvu
• Jak napsat smlouvu o mlčenlivosti
• Jak sehnat právníka