Tipy pro číslování

Číselné řady dokladů lze snadno upravovat pomocí proměnných. Shrnuli jsme pro vás nejužitečnější tipy, se kterými vám už číslování nebude dělat problémy.

Rozlišení faktur a proforem

Robot nepovolí uložit stejný formát víckrát, číselné řady pro faktury a zálohovky je tedy potřeba rozlišit. Hodí se to také pro snadné rozpoznání „na první pohled", o jaký doklad se jedná.

Doporučujeme formát rok‑číslo pro faktury (např. 2022‑001) a pro proformy 1‑rok‑číslo (např. 1‑2022‑001).

Proměnná pro měsíc

Čísla měsíce a roku fungují jako automatické proměnné. Při jejich použití začne číslování vždy od prvního čísla každý nový měsíc, respektive rok.

Příklad: Formát rok‑měsíc‑číslo bude faktury z ledna 2022 číslovat jako 2022‑01‑01 až 2022‑01‑99, únorové pak 2022‑02‑01 až 2022‑02‑99. Pro leden příštího roku to bude zase 2023‑01‑01 atd.

Pokud tedy chcete mít jednu souvislou řadu pro celý rok, nepoužívejte ve formátu proměnnou pro měsíc.

Maximální počet faktur

Maximální počet faktur v pořadovém čísle určuje počet dokladů, které formát dovolí vystavit.

Příklad - z formátu 2021‑01 (maximálně 100 dokladů) vzniknou doklady s čísly 2021‑01, 2021‑02… až 2021‑99. Číslo 2021‑100 už robot nepovolí a je potřeba přidat do formátu cifru navíc (tedy rozšířit jej na 1000 dokladů).

Pokud si nejste jistí, nebo plánujete vystavovat opravdu hodně faktur, raději zvolte pro pořadové číslo více míst.

Budete-li se blížit vyčerpání aktuální číselné řady, robot vás na to upozorní oznámením na Přehledu, případně emailem.

Předpona a oddělovníky

Do políčka Předpona si můžete vložit fixní čísla či písmena, která budou vždy na začátku čísla dokladu (např. s předponou "FA1" bude číslování vypadat jako FA12021‑01). Pokud potřebujete delší předponu, můžete to udělat odkazem Nastavit ho ručně.

Totéž platí pro pomlčku - pokud ji potřebujete třeba do jiného místa, než kam ji povolí zjednodušené nastavení - stačí formát vypsat ručně.

Mohlo by vás zajímat

• Výchozí hodnoty na faktuře
• Více číselných řad
• Vzhled faktury