Bookeepio: Díky automatizaci pracujeme mnohem efektivněji
Barbara Palatová, zakladatelka Bookeepio s.r.o. se s námi podělila o to, jakým způsobem v jejich účetní kanceláři fungují a jak Fakturoid zapadá do jejich každodenní činnosti.
Můžete nám na úvod Bookeepio představit? Co je pro vás typické?
Naše vize je bezpapírová kancelář, kde si účetní s klientem nevyměňují žádné doklady osobně. Vše probíhá virtuálně. Vedení účetnictví je pak sympaticky efektivní i ekologické. Odpadají tím pak starosti s mailováním, přeposílám dokladů a následným vysvětlováním a doptáváním (nedejbože ztrátou dokladů). Téměř vše lze vyřešit třeba přes Fakturoid.
Cílem je klientům poskytovat efektivně zpracované účetnictví, a k tomu navíc (na základě účetnictví) klientům následně radit v oblasti daní. Oproti některým konkurenčním agenturám navíc klientům také pravidelně zasíláme průběžné výsledky, díky kterým přesně ví, jak si jejich společnost vede a jaké daně budou muset platit. Klienti tak pořád přesně vědí, jak na tom jsou.
Bookeepio rychle „vyrostlo“ – co jsou podle vás klíčové faktory vašeho úspěchu?
Hodně se soustředíme na sbíraní zpětné vazby, kterou pečlivě procházíme a když to dává smysl, upravíme, nebo zavedeme nové postupy tak, abychom naše služby stále vylepšovali. V tomto ohledu se také snažíme o maximální transparentnost směrem ke klientům o tom, jak pracujeme, co jak děláme a proč to tak děláme.
Zároveň se klientům snažíme vždy poskytnout širší kontext, sledujeme pro ně novinky a s těmi, kterých by se to mohlo týkat, to vždy jejich účetní pak osobně řeší.
Jak se vám osvědčilo používání agenturního účtu ve Fakturoidu?
Pro nás i pro klienty je agenturní účet naprosto skvělý. Já mám velkou radost, že nemusíme napříč kanceláří sdílet jedny přihlašovací údaje se všemi účetními jednotkami. Naše office manažerka přiděluje práva jednotlivým účetním jen pro jejich klienty. Klienti navíc vidí, že máme zapnutou 2FA a jejich data jsou tak v bezpečí.
Jaké konkrétní funkce vám šetří nejvíc času a proč?
Za nej výhodu považuji možnost importu vydaných faktur do našeho účetního softwaru, což u firem s desítkami nebo stovkami vystavených faktur ušetří opravdu kupu času.
Naši klienti používají i funkci Náklady. Mají tak dokonalý přehled o hospodaření své firmy. Díky párování nákladových položek s bankovním výpisem má klient jistotu, že do aplikace uloží všechny doklady. A nám účetním nebude následně žádný doklad chybět. Pro klienty je zároveň fajn to, že za ně Fakturoid spoustu věcí pohlídá – sleduje výši DPH a upozorní na nutnost placení DPH, zasílá upomínky a automaticky vystaví pravidelné faktury nebo automaticky páruje přijaté i odchozí platby.
Oproti jiným cloudovým aplikacím pro vystavování faktur má Fakturoid zajímavou výhodu: k dokladům můžete přidávat poznámky. To se nám například hodí, když klient zapíše doklad chybně, nebo když před zaúčtováním potřebujeme nějaké vysvětlení. Po finálním zpracování účetní doklad zamkne. Klient tak jasně vidí, které doklady jsou již OK a zpracované a ví, že do nich už nemá zasahovat.
Doporučili byste Fakturoid dalším účetním? Proč?
Ano, určitě. Fakturoid doporučujeme i všem našim klientům. Je to pak velká pomoc právě také pro účetní. Robot totiž klienta hlídá, aby neudělal v rámci fakturace nějaké velké chyby. Každý, komu jsme Fakturoid doporučili, si ho navíc velmi rychle osvojil.
Fakturoid navíc šetří tolik času, že si i my samy vystavujeme faktury přes něj, přestože vlastníme licenci na účetní software za statisíce. Vyhovuje nám, že Fakturoid sám posílá upomínky, generuje faktury automaticky, a navíc jsou ty faktury i vizuálně pěkné.
