Jak uřídit úspěšný projekt? Tipy, rady a užitečné aplikace

Máte v práci chaos a nestíháte termíny? Dobré projektové řízení tohle všechno vyřeší. Ať už pracujete sami, nebo máte tým, naučíme vás, jak si nastavit procesy, které vám usnadní práci a zajistí skvělé výsledky. 👇

Obsah článku

• To nejdůležitější: 8 fází úspěšného projektu
  • 1. Definujte cíl a účel projektu
  • 2. Vyberte metodu řízení projektu
  • 3. Sestavte tým, který bude projekt realizovat
  • 4. Naplánujte harmonogram
  • 5. Stanovte si rozpočet
  • 6. Komunikujte s týmem (a klientem)
  • 7. Realizujte projekt
  • 8. Závěr projektu
• Jak správně řídit projekt? Nejčastější metody a styly řízení
  • Možnost č. 1: Tradiční projektové řízení (vodopádový model)
  • Možnost č. 2: Agilní projektové řízení (+ příklady)
• Jak poznám, že svůj projekt řídím správně?
• Užitečné nástroje a aplikace pro řízení projektů
  • Freelo 🇨🇿
  • Basecamp
  • Trello
  • Asana a Monday.com
  • Jira
  • Microsoft Teams
• Jak řídit projekty v době AI a automatizace?
• Související články v Almanachu

Představte si, že jste začínající grafik a dostali jste za úkol vytvořit logo pro nový ekologický startup. Bez znalostí, jak správně řídit projekt, byste se s nadšením pustili rovnou do tvorby návrhů, ale brzy byste narazili na to, že nemáte jasnou vizi, nemáte stanovené termíny (harmonogram) a vlastně ani pořádný přehled o tom, co všechno je potřeba udělat. Nakonec byste strávili víc času řešením zmatků než samotnou prací na logu.

To nejdůležitější: 8 fází úspěšného projektu

Jak se zmatkům a chaosu při řízení projektu vyhnout? Tady je osm fází, kterými byste během typického projektu měli projít.

1. Definujte cíl a účel projektu

Čeho chcete dosáhnout, jak budete měřit úspěch a co všechno by ne/mělo být součástí projektu? Zůstaňme u našeho příkladu s grafikem. Cílem projektu je v tomto případě vytvořit unikátní vizuální styl, který bude odrážet hodnoty startupu (ekologie, udržitelnost, jednoduchost). Účelem projektu je navrhnout logo, barevné schéma, typografii a základní grafické prvky, které bude firma používat na webu, sociálních sítích atd.

2. Vyberte metodu řízení projektu

Podle typu projektu si na jeho začátku vyberte vhodný druh projektového řízení (víc si o tom povíme za chvíli, zatím ale nepředbíhejme). V případě našeho grafika se jedná o menší projekt, takže mu pro vizualizaci jednotlivých úkolů a časového harmonogramu postačí jednoduchý Ganttův diagram. Představte si ho jako takový rozvrh hodin ve škole, kde ale vidíte, jaká část projektu se bude dít v jakém období a jak dlouho to bude trvat.

3. Sestavte tým, který bude projekt realizovat

Do čela postavte zvoleného projektového manažera a sestavte tým, který má potřebné know-how a dovednosti. V tomto případě můžete na projektu klidně pracovat sami, nebo můžete sami sebe postavit do role projektového manažera a spolupracovat třeba s kolegou grafikem – rozdělíte úkoly mezi členy týmu. Vy se budete věnovat ilustracím, zatímco kolega se zaměří na typografii a layout webu.

4. Naplánujte harmonogram

Vytvořte si detailní časový plán s klíčovými milníky projektu. Pro tvorbu vizuální identity startupu budete potřebovat časový harmonogram, ze kterého bude jasně vidět dokdy potřebujete mít hotový průzkum startupu a jeho cílovky, kdy budete „brainstormovat“, kdy tvořit návrhy a kdy projekt odprezentujete klientovi a provedete finální úpravy.

5. Stanovte si rozpočet

Na začátku projektu vám klient nejspíš řekne ideální částku, kterou by do projektu chtěl investovat. Přesto si zkuste interně odhadnout, kolik bude projekt stát – kolik stojí pořízení stock fotografií, fontů a dalších zdrojů? Buďte realističtí, sledujte náklady a v průběhu projektu případně s klientem rozpočez znovu proberte a upravte podle reálných výsledků.

6. Komunikujte s týmem (a klientem)

Nastavte si v týmu i s klientem způsob a frekvenci komunikace ohledně projektu, ať pracujete co nejefektivněji. Při tvorbě vizuální identity pro startup budete pravidelně diskutovat s kolegou grafikem a společně budete informovat klienta o průběhu projektu, prezentovat vaše návrhy a řešit případné změny.

7. Realizujte projekt

Úkoly už máte rozdělené a můžete začít plnit jednotlivé úkoly podle vytvořeného plánu. Pravidelně kontrolujte, jak projekt postupuje a aktualizujte projektový plán, dokud nebudete mít vše hotové a odsouhlasené s klientem. Tadá, projekt je hotový a vy si ho můžete zaškrtnout jako hotový! ✅

8. Závěr projektu

Na konci projektu vyhodnoťte, zda jste dosáhli stanovených cílů. Jak probíhala komunikace s klientem a je klient spokojený s výsledkem? 👍 Nastaly okamžiky, kdy se projevilo některé z možných rizik? Jak jste reagovali? Zamyslete se nad tím a využijte tyhle zkušenosti při plánování dalších projektů.

Jak správně řídit projekt? Nejčastější metody a styly řízení

Základy už máte zvládnuté? Pojďme se společně podívat do většího detailu – totiž který typ řízení projektu je vhodný právě pro vás. Protože zatímco některé projekty vyžadují striktní plánování a kontrolu (např. stavby), u jiných projektů je potřeba flexibilita (např. vývoj nových technologií).

Možnost č. 1: Tradiční projektové řízení (vodopádový model)

Při řízení metodou vodopádového modelu rozdělíte celý projekt do jednotlivých, na sebe navazujících, fází. Každá fáze pak musí být dokončena dřív, než se přejde k té následující (proto se tento model přirovnává k vodopádu, kde voda teče jen jedním směrem a musí postupně překonat každou kaskádu, než proteče tou další). Obecně v tomto modelu budou typické fáze projektu:

1. Analýza (požadavky na projekt, cíle, specifikace)
2. Návrh (návrh řešení na základě analýzy)
3. Vývoj (realizace projektu podle návrhu)
4. Testování (testování funkčnosti produktu/zkoumání výsledku projektu)
5. Implementace (nasazení „produktu“ do provozu/prodeje)
6. Údržba (pravidelná údržba, opravy a aktualizace)

Možnost č. 2: Agilní projektové řízení (+ příklady)

Agilní projektové řízení vám umožní být flexibilnější a rychleji reagovat na změny a problémy v průběhu realizace projektu. Představte si třeba, že píšete knihu. U tradičního přístupu byste napsali celou knihu od začátku až do konce, aniž byste ji komukoli ukázali.

Agilní přístup vám naopak umožní získávat průběžnou zpětnou vazbu. Napíšete první kapitolu, dáte ji někomu přečíst a podle zpětné vazby případně upravit další kapitoly. Knihu tak postupně (stejně jako projekty) zdokonalujete. Existují 4 základní druhy agilního projektového řízení. Nemusíte si ale vždycky nutně vybrat jen jeden – můžete je kombinovat:

Lean

Zaměřuje se na zdokonalování a eliminaci plýtvání ve všech procesech (nadprodukce, čekání, zbytečné přesuny materiálů, zbytečné činnosti, zbytky materiálů, zbytečné chyby apod.). Zjednodušeně řečeno se chcete zbavit všeho, co nepřidává žádnou hodnotu pro zákazníka, a chcete dodat to nejlepší za co nejméně peněz.

Kanban

Hlavním cílem kanbanu je vizualizace projektu a pracovního procesu. Jednotlivé úkoly jasně vidíte pospolu na jedné obrazovce/nástěnce (kanban board) rozdělené do sloupců, podle stádia práce (např. „Zadáno“, „V procesu“, „Hotovo“ atd.). Každý úkol má podobu karty, kterou postupně přesouváte mezi sloupci tak, jak práce postupuje.

Představte si to jako magnetickou tabuli, kam si lepíte papírky s úkoly. Každý papírek má vlastní sloupec, podle toho, jestli je úkol nový, rozpracovaný, nebo hotový. Díky své přehlednosti a jednoduchosti je kanban super, pokud s projektovým řízením teprve začínáte.

Scrum

Projekt rozdělíte do kratších cyklů (sprintů), během kterých váš tým vždy vytvoří funkční části produktu. Je to jako túra k nějakému cíli, rozdělená na menší úseky. Každý úsek cesty má nějaký dílčí cíl, ale zároveň vás přibližuje do cíle finálního. U scrumu je klíčové rozdělení rolí mezi členy týmu. Musíte určit role:

• Product owner – bude zastupovat zákazníka a definovat požadavky na produkt.
• Scrum master – bude „facilitátorem“ a bude dohlížet na to, aby tým dodržoval pravidla a odstraňoval překážky, které týmu brání v práci.
• Development team se stará o samotný vývoj produktu.

Shape Up

U metody Shape Up si na začátku projektu podrobně sepíšete specifikace, cíle a očekávané výsledky projektu. Pak si stanovíte, jak dlouho budete na projektu pracovat (cyklus, který trvá většinou několik týdnů). Jednotlivé týmy i členové týmu mají vysokou autonomii a mají tak volnou ruku v tom, jak se k projektu postaví. Projekt a jednotlivé úkoly si pak řeší každý po vlastní ose, ale se stejným cílem. Robot na „šejpapu“ jede taky a nemůže si ho vynachválit.

Jak poznám, že svůj projekt řídím správně?

Řídit projekty je jedna věc, ale dělat to efektivně je druhá. Jak poznat, že jste si vybrali tu správnou metodu a že systém funguje tak, jak má? Zkuste se při měření úspěšnosti projektu (a projektového řízení) zaměřit na tyhle indikátory:

1. Splněné cíle a harmonogram – Splnili jste v rámci projektu všechny cíle, které jste si na začátku definovali? A stihli jste projekt dokončit včas?
2. Dodržený rozpočet – Nepřekročili jste stanovený rozpočet? Pokud ano, víte proč?
3. Efektivní využití zdrojů – Ujistěte se, že neplýtváte časem, penězi a dalšími zdroji. Jsou zaměstnanci přetížení, nebo naopak nemají většinu času co dělat?
4. Eliminování rizik – Na začátku jste provedli důkladnou analýzu potenciálních rizik – povedlo se vám jich vyvarovat?

K hlubšímu porozumění úspěšnosti projektu můžete s týmem identifikovat silná a slabá místa celého procesu a zaměřit se na oblasti pro zlepšení. To můžete udělat buď na společném meetingu s celým týmem, nebo na one-to-one setkáních s jednotlivými členy. Ptejte se na vhodně postavené otázky typu: „Co se nám povedlo nejlépe?“, „Co bychom příště udělali jinak?“ nebo „Jaké překážky jsme překonali?“.

Zkusit můžete třeba i anonymní dotazníky, které členům týmu rozešlete a odpovědi si pak projdete a analyzujete sami. To se bude hodit zejména, když nemáte moc času na hromadné meetingy.

Užitečné nástroje a aplikace pro řízení projektů

Na trhu se, naštěstí pro vás, s nástroji pro projektové řízení roztrhl pytel. Výběr toho správného nástroje pro vás bude záviset na velikosti vašeho týmu, typu projektů, které realizujete, a vašich dalších potřebách.

Většina těchto nástrojů nabízí dost podobné funkce. Jaký software pro řízení projektů je pro vás ten nejlepší? Udělejte si průzkum, zdarma si vyzkoušejte demo verze a vyberte si to, co vám bude nejvíc vyhovovat. Tady je pár tipů od robota:

Freelo 🇨🇿

Freelo vzniklo přímo v našem českém rybníčku – je v češtině a s českou podporou. Pomůže vám s plánováním projektů, spoluprací na úkolech, sledováním pokroku projektu, měřením času, a dokonce i s fakturací! Ve Freelu se vám bude dobře pracovat jako freelancerovi, například pokud jste konzultant a pracujete s více klienty. Bude se vám ale hodit i v rámci malých či středních podniků (např. marketingová agentura může využívat Freelo pro správu kampaní). Můžete si vytvořit neomezené množství projektů a snadno mezi nimi přepínat, díky čemuž budete mít vše přehledně a jasně na jednom místě.

Basecamp

Basecamp se vám bude hodit při práci na menších projektech, kde potřebujete spolupracovat v rámci vícečlenného týmu. Nemusí se ale hodit pro projekty se složitými pracovními postupy, nebo obrovské týmy s hodně členy. Menší týmy si ale Basecamp zamilují stejně jako robot. Přímo v aplikaci můžete vytvářet a spravovat seznamy úkolů, diskutovat s týmem, sdílet dokumenty a soubory a dělat pravidelný reporting.

Trello

Pokud hledáte jednoduchý a intuitivní „kanban board“, Trello se vám bude líbit. Na virtuální nástěnku můžete připínat kartičky, které představují jednotlivé úkoly/projekty/myšlenky. Můžete vytvářet seznamy podle stavu jednotlivých úkolů a k úkolům přidávat štítky pro lepší organizaci. Bude se vám hodit třeba pokud jste freelancer a potřebujete si lépe zorganizovat zakázky. A když bude potřeba, můžete přístup snadno nasdílet i s dalšími lidmi a můžete vesele spolupracovat. Trello navíc můžete integrovat s mnoha dalšími nástroji, jako jsou Google Drive, Dropbox nebo třeba Slack.

Asana a Monday.com

Asana i Monday.com se hodí pro týmy všech velikostí, ale jsou populárnější u větších společností a týmů s mnoha členy a komplexnějšími požadavky. Pomůžou vám s organizací práce a sledováním jednotlivých úkolů a zefektivní spolupráci v týmech i napříč vaší firmou. I zde máte možnost integrovat s mnoha dalšími nástroji, např. se Slack, e-mailem, ale třeba i s Trello!

Jira

Oproti ostatním nástrojům má techničtější rozhraní, které může být pro některé uživatele složitější. Je to ale jeden z důvodů, proč se Jira zaměřuje hlavně na software development a perfektně se tak hodí pro vývojářské týmy. Tomu odpovídají taky nástroje, se kterými lze Jira integrovat: GitHub, ServiceNow nebo třeba SalesForce.

Microsoft Teams

Microsoft Teams je často vnímán pouze jako nástroj pro komunikaci mezi členy týmu ve firmě, dá se ale použít i jako dostupný a efektivní nástroj pro řízení projektů. Díky mnoha užitečným funkcím zde totiž můžete přiřazovat úkoly členům týmů, sledovat „deadliny“, sdílet dokumenty nebo díky Whiteboard spolupracovat a „brainstormovat“ nad projekty.

Jak řídit projekty v době AI a automatizace?

Ani projektové řízení neuteče neustálému vývoji, který vychází hlavně z technologického pokroku. Největší výzvou a posunem zároveň bude umělá inteligence. Jak AI změní projektové řízení?

• Automatizace rutinních úkolů: Umělá inteligence bude hrát stále větší roli v automatizaci všech rutinních úkolů, jako je plánování (např. schůzek), sledování, reporting apod. Jednoduše za vás bude dělat práci, která se opakuje dennodenně a zbytečně nad ní trávíte čas. Díky tomu se budou týmy a projektoví manažeři moct soustředit na strategické úkoly, kde využijí své odborné znalosti a kreativitu.
• Prediktivní plánování: AI může analyzovat velké množství dat a díky tomu předvídat potenciální problémy, rizika a příležitosti ještě předtím, než se projeví. Zároveň na základě historických dat může pomoct s lepším plánováním harmonogramu projektů a rozložením zdrojů.

AI má pro řízení projektů obrovský potenciál. Projektoví manažeři a členové týmu, kteří dokážou s AI efektivně spolupracovat, budou mít významnou konkurenční výhodu. Nevíte, kde začít? Mrkněte na náš článek o tom, jak v podnikání využít ChatGPT.

---

Související články v Almanachu

• Nástroje a pomocníci pro podnikání
• Jak využít sílu AI? ChatGPT pro podnikatele
• Jak se efektivně učit nové věci?