Jak sami používáme Fakturoid ke komunikaci s účetním

Náš účetní patří mezi uživatele robotího účtu. Pozvali jsme ho v záložce Nastavení > Uživatelé a oprávnění > Pozvat uživatele.

Export faktur a nákladů

Účetní si kdykoli dohledá potřebné doklady. Vyexportuje faktury nebo náklady a naimportuje je do svého účetního softwaru. Robot umí exportovat do  Pohody, Money S3, či ABRA Flexi.

Pokud používáte jiný účetní software, dejte nám vědět tím, že ho vyplníte v Nastavení > Fakturační údaje - záložka Daně a účetnictví.

Když už jsme v sekci Daně a účetnictví, jeden tip: Pakliže používáte zálohové faktury, může se vám hodit nastavit volbu "Exportovat vazbu na proformy" na Ne. Řeší to situaci, kdy zálohové faktury chcete mít jen ve Fakturoidu a do účetního softwaru budete nahrávat až daňové doklady.

Práce s náklady

Náklady od dodavatelů používajících Fakturoid přidáme na jedno kliknutí. Ostatní si posíláme ve formě PDF či naskenovaného dokumentu do firemního chatu — Slacku — a pak je  zadáváme do Fakturoidu. Původní PDF či naskenovaný doklad nahrajeme jako přílohu.

Za zmínku stojí zadávání zahraničních nákladů, u kterých má datum zdanitelného plnění (DUZP) přednost před datem přijetí. Například pokud obdržíme fakturu od dodavatele ze zahraničí v září a je na ní uvedeno, že nám dodavatel fakturuje za období 1.‑31. srpna, zařadíme tento doklad do srpna, nikoliv do září.

Všechny náklady i faktury si štítkujeme. Získáváme tím nejen praktický přehled a grafy. Účetní podle štítků lépe pozná, kam má daný doklad zaúčtovat.

Měsíční uzávěrka a zamykání nákladů

Na začátku měsíce kontrolujeme, zda nám sedí příjmy a výdaje za předcházející měsíc ve Fakturoidu a v bance. Pokud jsou čísla v souladu, účetní zaúčtuje daňové doklady a uzamkne je, aby se zabránilo nechtěným změnám.

Dále účetní kontroluje podklady k DPH pomocí náhledu přiznání (Exporty → Exporty k DPH) s těmi z účetního softwaru.

Shrnutí - výhody

Hlavní výhodou je jednoduchý, nalinkovaný způsob předávání dokladů účetnímu, který nás zpátky v účtu informuje o jejich zaúčtování. Přehledně vidíme, kolik peněz jsme vydali za dané období a jak se firmě daří. Nezanedbatelné je také to, že všechna data máme bezpečně uložená na jednom místě.

Doufáme, že jsme vás inspirovali. Budeme rádi, když se s námi podělíte o to, jak faktury a náklady zpracováváte vy.