Proforma faktura
Možná tomu nebudete věřit, ale občas se stane, že vystavenou fakturu odběratel neuhradí. Já vím, zní to neuvěřitelně. Čistě teoreticky, pokud se vám to stane a vy už jste vystavili další faktury, máte problém. Nezaplacenou fakturu nemůžete jen tak smazat. Pokud jste plátce DPH, jste dokonce povinni z ní DPH odvést. V lepším případě musíte vystavit storno fakturu, v horším daňový dobropis… Zkrátka nepříjemnosti a papírování. Proforma těmto komplikacím předchází.
Co je to proforma faktura?
Jak to funguje? Kouzlo je v tom, že proforma není daňový ani účetní doklad — což na ní musí být také uvedeno, jinak její náležitosti neupravuje žádný zákon — je to nástroj opírající se čistě o obchodní zvyklosti.
Vystavením proformy žádáte odběratele, aby zaplatil danou částku. Odběratel ví, že až tak učiní, vystavíte mu řádnou fakturu. Vy získáváte jistotu, že pokud odběratel nezaplatí, nemusíte nic řešit, protože proforma není součástí účetnictví a můžete na ni prostě zapomenout. Horší bude zapomenout na ty peníze, co jste měli dostat, ale to je jiný příběh.
Příklad proforma faktury
Proforma obvykle obsahuje všechny údaje jako standardní faktura, má svou vlastní číselnou řadu – to není povinné, jde prostě o dobrý způsob, jak se v nich vyznat.
Příklad proformy od INTERNET CZ, a.s. (PDF)
Jak fungují proformy ve Fakturoidu
Od začátku jsme věděli, že budeme proformy potřebovat, protože přes ně bude Fakturoid zpoplatňovat své uživatele. Navíc musel náš robot umět proformy vystavovat časovaně, tj. například automaticky každý měsíc, každé čtvrtletí apod. Ve výsledku umí vystavit jak proformu, tak běžnou fakturu opakovaně i jednorázově.
Jakmile potvrdíte zaplacení proformy, Fakturoid automaticky vystaví běžnou fakturu a oba dokumenty vám propojí odkazem.
Toto řešení se hodí jak těm, kdo potřebují nějakou tu proformu vystavit pouze ojediněle, tak těm, kteří poskytují třeba hostingové nebo obdobné služby, kdy potřebují vystavovat pravidelně automaticky více proforem.
Výzva k úhradě a zálohová faktura
Na tento typ dokumentů můžete také narazit pod názvy výzva k úhradě nebo zálohová faktura. Ani ty žádný zákon neupravuje a můžeme je pokládat za totožné nástroje.
Zálohová faktura a DPH
Právě díky tomu, že celá tato oblast není přesně definována, je zde řada „šedých oblastí”, na které existují různé názory. Točí se hlavně kolem DPH. Můžete narazit třeba na to, že by na proformě nemělo být uváděno zvlášť rozepsané DPH. Další komplikace představuje situace, kdy chcete vystavit proformu jen na část později fakturované částky. Zjednodušeně řečeno, odvod i odpočet DPH se řídí datem, kdy peníze dorazily na účet dodavatele – podrobné vysvětlení s příklady.
V současné implementaci počítáme s tím, že se proforma vystavuje na celou částku budoucí faktury a případné DPH na ni vypisujeme, protože se nejedná o žádný účetní ani daňový doklad, takže dáváme přednost přehlednosti pro plátce.
